PowerBI como herramienta analítica de datos en dashboard de RRHH

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Diariamente las organizaciones pueden recopilar muchísima información. Y aunque esto es importante pierde su relevancia cuando no se ha implementado un sistema apropiado que permite otorgar sentido a dichos datos. Es en este ámbito donde herramientas como PowerBI ganan relevancia.

 

Pero, ¿Qué es exactamente Microsoft PowerBI? ¿Cuál es su alcance dentro del rubro de recursos humanos? Hemos diseñado esta guía para explicarte todo lo que debes conocer acerca de este tema.

 

La transformación digital ha llevado a las organizaciones a hablar de "Business Intelligence" para optimizar sus procesos de toma de decisiones. ¿Crees que ya sea hora de que áreas como Recursos Humanos deban implementarlo en sus procesos de análisis de datos y así, tomar decisiones basadas en hechos y no en suposiciones?

 

En la actualidad los softwares de inteligencia empresarial están aumentando su popularidad. Siendo prácticamente inconcebible llevar a cabo el manejo de datos de la organización sin un sustento tecnológico.

 

Sin embargo, dada la gran variedad en cuanto a herramientas empresariales que analizan indicadores de control de recursos humanos, es vital conocer las mejores opciones.

 

Lo ideal es contar con un software que permita el manejo completo de los datos, su interpretación y que deje a disposición numerosas funciones para la gestión corporativa. Y es precisamente de acuerdo a esto que PowerBI está siendo tan relevante en el ámbito empresarial.

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¿Qué es Business Intelligence?

 

Desde los años 90, los sistemas ERP (enterprise resource planning) se han esforzado en capturar y analizar datos, sin embargo, ha quedado demostrado que han tenido éxito y bastante, solo en la captura de datos.

 

Dado este contexto, ha permitido que los BI (Bussiness Intelligence) ganen terreno y ocupen ese espacio escasamente explotado por los ERP, desplegando sus capacidades de conectarse a cualquier proveedor de datos, entregando facilidad de operación y potenciando la visualización de información al instante.

 

Antes de continuar, ¿Qué es un BI? Según el Data Warehouse Institute, lo define como:

“Combinación de tecnología, herramientas y procesos que permiten transformar datos almacenados en información, esta información en conocimiento y este conocimiento dirigido a un plan o una estrategia comercial”

 

Para nosotros, la gran ventaja de un BI, no solo radica en su poderosa capacidad de visualización de datos, sino que en que permite generar conocimiento para que se tomen decisiones más efectivas, basadas en los datos.

 

Estas herramientas nos permiten tener información sobre el estado actual de nuestra organización, en base a los datos que hay disponibles, por eso se hace muy importante que las áreas de RRHH registren toda la información que generan y sean conscientes de que solo con información podrán obtener resultados.

 

El proceso de transformación de esa data será fundamental para comenzar a hacer análisis y relacionar información de los datos que se generan día a día de forma rápida y certera, pudiendo mejorar su posición frente a las demás áreas y como organización frente al mercado.

 

Existe muchos BI en el mercado, para la empresa consultora, Gartner Inc, referencia internacional en análisis de proveedores de tecnología como software, ERPs, CRMs, servicios en la nube, analítica, BI, etc, antes de adquirir una nueva tecnología, se deben analizar sus características. Anualmente realizan una matriz de competitividad, conocida como Cuadrante Mágico de Gartner.

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Para el 2020, Gartner nuevamente posiciona a Microsoft, con su herramienta Power BI, como líder en plataformas de análisis e inteligencia de negocio (BI).

 

Para los que aún no están familiarizados con la herramienta de Power BI, te explicamos que es:

“Microsoft Power BI es la solución destinada a la inteligencia empresarial, que permite unir diferentes fuentes de datos (más de 65), modelizar y analizar datos para después, presentarlos a través de paneles e informes; que puedan ser consultarlos de una manera muy fácil, atractiva e intuitiva”.

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¿Qué es Microsoft PowerBI?

 

Antes de indicarte la relevancia de este tipo de herramientas dentro de la organización, es vital que sepas qué es PowerBI como tal. Se trata de un recurso tecnológico con funciones variadas.

 

La mayoría de los servicios que ofrecen se sustentan en la recopilación de datos en la nube. Permitiendo a las compañías almacenar y analizar sus datos procediendo de diversas áreas corporativas.

 

Si bien hay mucha información, existen datos que son específicos dentro de una actividad o proceso. Un claro ejemplo de esto son los indicadores de reclutamiento y selección de personal.

 

Para facilitar la comprensión del análisis de datos esta herramienta recopila la información y la concentra en forma de gráficos o tablas. Por lo que a nivel visual es mucho más sencillo comprender el estatus de un área de la organización.

Características de la herramienta PowerBI

 

Uno de los aspectos que ha sido influyente en el posicionamiento de este programa es su capacidad de mostrar datos bien organizados, lo cual permite obtener una imagen amplia de la organización en tiempo real.

 

A su vez, esto es fundamental para la toma de decisiones. Siempre que sepas qué está sucediendo en tu negocio en un momento determinado podrás tomar cartas en el asunto si algo no va bien.

 

Por lo que su capacidad predictiva es bastante valiosa, evitando pérdidas de todo tipo dentro de la compañía. Una de las características del software PowerBI es su accesibilidad.

 

Conexión y accesibilidad

 

Permite la conexión con programas más básicos como Excel, pero también admite el análisis de bases de datos más complejos. Puede ser emparentado con servidores de la corporación, así como con herramientas alojadas en la nuble.

 

Cuando nos referimos a la accesibilidad no solo tiene que ver con su permisibilidad para conectarse con otros elementos. Pues también ha sido realmente útil por su capacidad para ser operativo en diversos dispositivos.

 

PowerBI permite la lectura en teléfonos móviles, tabletas y por supuesto con computadores por su versión de escritorio. Todo esto es posible siempre y cuando los dispositivos cuenten con Windows.

 

Otra de las características más resaltantes en cuanto a PowerBI es su parentesco hasta cierto punto con Microsoft Excel. Por lo que es una herramienta adecuada para el análisis de indicadores RRHH que no es tan complejo de dominar. Quienes tienen una buena formación con Excel pueden integrarse fácilmente al uso de PowerBI.

 

Actualmente también puede ser utilizado en dispositivos con sistema operativo iOS, por lo que su accesibilidad sigue siendo un punto a favor. Es una herramienta fácil de manejar pero con una amplia gama de funciones.

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Relevancia de implementar PowerBi

 

Entre sus fortalezas destacan sus precios competitivos, diferencia de versiones y opciones gratuitas, además de una interfaz amigable con el usuario. Es una herramienta que constantemente se está actualizando e innovando en funcionalidades para mejorar la analítica de datos.

 

Particularmente, hemos elegido ser partner de Microsoft para la implementación de Power BI. De todo el tiempo que llevamos trabajando con esta herramienta nos hemos dado cuenta y destacamos la versatilidad de usuarios que permite y la capacidad que tiene para comenzar a operarse sin mayores conocimientos.

 

En nuestros proyectos, esta herramienta, nos ha permitido:

 

✓ Realizar procesos de limpieza y transformación de datos (ETL).

✓ Desarrollar modelos de datos que se adapten a las estructuras de los sistemas de nuestros clientes.

✓ Realizar análisis avanzados y estadísticos, al permitir integrar softwares como R.

✓ Visualizar datos y análisis de forma sencilla y atractiva.

✓ Acceder a consultas en línea, sostenida por su gran comunidad de ayuda.

 

Creemos que es nuestro deber, fomentar en las áreas de RRHH temas de analítica y herramientas digitales, con el fin de acercar más el mundo de los datos a los profesionales que lideran estas áreas.

 

Todas las ventajas que el Business Intelligence y el análisis de datos les ofrecen a las organizaciones, pueden ponerse a disposición de las áreas de RRHH.

 

La analítica de Recursos Humanos (HR Analytics o People Analytics) implica utilizar los datos de los empleados para crear información sobre la gestión que lleva la empresa con respecto a su fuerza laboral.

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Relevancia de implementar PowerBi

 

Entre sus fortalezas destacan sus precios competitivos, diferencia de versiones y opciones gratuitas, además de una interfaz amigable con el usuario. Es una herramienta que constantemente se está actualizando e innovando en funcionalidades para mejorar la analítica de datos.

 

Particularmente, hemos elegido ser partner de Microsoft para la implementación de Power BI. De todo el tiempo que llevamos trabajando con esta herramienta nos hemos dado cuenta y destacamos la versatilidad de usuarios que permite y la capacidad que tiene para comenzar a operarse sin mayores conocimientos.

 

En nuestros proyectos, esta herramienta, nos ha permitido:

 

✓ Realizar procesos de limpieza y transformación de datos (ETL).

✓ Desarrollar modelos de datos que se adapten a las estructuras de los sistemas de nuestros clientes.

✓ Realizar análisis avanzados y estadísticos, al permitir integrar softwares como R.

✓ Visualizar datos y análisis de forma sencilla y atractiva.

✓ Acceder a consultas en línea, sostenida por su gran comunidad de ayuda.

 

Creemos que es nuestro deber, fomentar en las áreas de RRHH temas de analítica y herramientas digitales, con el fin de acercar más el mundo de los datos a los profesionales que lideran estas áreas.

 

Todas las ventajas que el Business Intelligence y el análisis de datos les ofrecen a las organizaciones, pueden ponerse a disposición de las áreas de RRHH.

 

La analítica de Recursos Humanos (HR Analytics o People Analytics) implica utilizar los datos de los empleados para crear información sobre la gestión que lleva la empresa con respecto a su fuerza laboral.

¿Vale la pena utilizar PowerBI?

 

No podemos negar la gran demanda y competencia de software empresariales. Hoy en día hay sistemas muy específicos como los que analizan indicadores de capacitación laboral.

 

Incluso existen programas cuyo enfoque de análisis es bastante amplio, un ejemplo son los sistema de indicadores de relaciones laborales. Tal como se puede apreciar las opciones son variadas.

 

Entonces, ¿Qué diferencia a PowerBI? Su versatilidad como recurso de inteligencia empresarial. Acompaña a los analistas en la recopilación, evaluación y visualización completa de la información empresarial.

 

De esta manera pueden ser conscientes del ratio de operatividad, así como del nivel de producción. Por lo que ninguna decisión es tomada al azar, sino que cada acción es delimitada y aplicada en función del estado de la empresa.

Algunas funciones de PowerBI

 

  • Puede almacenar una gran cantidad de datos corporativos, incluso más de lo que pueden tolerar otros software de gestión empresarial.

  • Incluye funciones de aprendizaje automático, así que logra la evaluación de información en pro de identificar situaciones relevantes. Por ejemplo tendencias dentro de la organización o incluso hacer predicciones bastante objetivas.

  • Facilita la comprensión de los datos, proporciona unas plantillas especializadas que ayudan a verificar datos, asociarlos con otros factores de la organización y mucho más.

  • Está emparentado con el sistema de funcionamiento en la nube, así que hace uso de buenos algoritmos que potencian sus funciones técnicas y también resguardan la seguridad del manejo de datos.

  • Es una herramienta altamente personalizable, lo que permite a los analistas cambiar el interfaz (hasta cierto punto) o sencillamente adaptar la herramienta según las características y necesidades de la compañía.

  • Pueden ser elaborados paneles de control de datos, los mismos pueden personalizarse según lo que considere pertinente el analista o personal de RRHH.

  • Las actualizaciones son constantes, tanto de estimaciones relevantes como en cuanto al control de las métricas.

  • Es una herramienta 100% intuitiva, no hace falta demasiado tiempo para dominar el funcionamiento de este recurso tecnológico.

  • Para potenciar su funcionamiento puede ser potenciado con otras herramientas. Tales como SharePoint o incluso Office 365.

  • Proporciona un sistema de control de accesibilidad interna y externa. Pero, tiene políticas de protección de datos realmente estables.

 

¿Qué profesionales de la organización pueden usar PowerBI?

 

Dada la alta gama de funciones de este programa es posible que algunos consideren que debe ser manejada únicamente por directivos de la organización. Pero no tiene que ser así.

 

Realmente es un recurso tecnológico que puede ser utilizado por muchos profesionales dentro de la organización. Permite ceder el acceso a ciertas partes en función de lo que se necesite compartir a ciertos trabajadores.

Así todos los involucrados pueden acceder a los datos sin restricciones. Pero también canalizando que solo valoren aquello de lo que es requerida su participación. Así que es una herramienta que permite tener bastante control y fomenta la buena organización.

Componentes de esta herramienta tecnológica

 

  • Power Query: es una herramienta que facilita la conectividad y que capta datos, los cuales luego puede combinar de ser necesario con otras fuentes.

  • Power Pivot: es indispensable si se necesita crear un modelo de datos, ayuda en el modelado de manera altamente profesional, siendo útil para analistas.

  • Power View: ideal para apreciar el estatus de la organización de una manera clara pero menos compleja, brinda acceso a mapas mentales, tablas, gráficas y otros elementos visuales interactivos.

  • Power Map: esta herramienta es útil solo en ciertos tipos de organizaciones. Pero sus funciones básicamente permiten la generación de imágenes en 3D envolventes.

  • Power Q&A: cede una función importante para el análisis e interpretación de la información de la organización. Tiene un motor de interrogantes y respuestas, así que se puede indagar sobre los datos más fácilmente.

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PowerBi y su importancia en otros ámbitos corporativos

 

Esta disciplina que transforma datos en información relevante para RRHH, es una herramienta esencial en la toma de decisiones del área, y debe cada vez tomar protagonismo estratégico dentro de las empresas y organizaciones.

 

Conceptos como el de HR Analytics, y temas de analítica de datos en RRHH han ido en aumento considerable. Poco a poco las empresas se han ido convenciendo de que las decisiones deben tomarse en base a datos, no a emociones. Con datos estructurados podremos evaluar, además, la eficiencia de las acciones y recursos que destinemos a la organización.

 

El desafío para las áreas de recursos humanos es, además de evaluar la gestión propia que realiza, seguir escalando en el nivel de análisis que puede llegar a obtener.

 

La capacidad de explotación de los datos es muy grande, lograr desde análisis descriptivos, es decir, el mapeo inicial de sus variables, pudiendo realizar análisis multivariados, respondiéndose a preguntas tales como, “Los que presentan mayor satisfacción con la empresa en la encuesta de Clima y Engagement, ¿son más propensos a presentar mayor ausentismo?"

 

Y ¿Cómo la capacitación impacta en la satisfacción de los empleados? Podríamos llegar a predecir comportamientos futuros, y determinar aquellas personas o grupo de trabajadores más propensos a egresar de la organización o a presentar licencias médicas, etc. Para luego realizar análisis prescriptivo de nuestra data, ofreciendo recomendaciones para maximizar y optimizar los indicadores del negocio.

 

Como KPI Estudios, queremos introducir a los profesionales de las áreas de Recursos Humanos en el mundo del Business Intelligence, para contribuir en el desarrollo de sus habilidades que potencien la toma de decisiones del área.

 

Es por esto que decidimos crear un seminario gratuito online de 4 webinars, que trató sobre la introducción de Power BI para RRHH, en donde los participantes aprendieron como construir su propio dashboard de indicadores, y potenciar la generación de reportes automatizados y atractivos para recursos humanos.

Seminario profesional sobre Power BI

 

Durante todo el seminario, vimos una destacada participación de profesionales de distintas partes del mundo, Argentina, Perú, Estados Unidos, España, Chile, entre otros. Lo que demuestra que las áreas de RRHH están demandando mayor nivel y calidad de análisis de su data y se hace cada vez más necesario, a nivel global, este tipo de iniciativas dictadas por expertos.

 

En este seminario online, hicimos un recorrido, tanto teórico, como práctico de los elementos esenciales de esta herramienta, desde la conexión de fuentes de datos, construcción del modelo de datos, limpieza y transformación de datos, para finalmente visualizar los datos en un dashboard específicos para RRHH.

 

Con la experiencia que hemos adquirido en la implementación de Business intelligence Power BI y en otras herramientas de BI, sabemos que es un camino muy largo por recorrer, y que las áreas no pueden esperar más para poder empezar a gestionar sus indicadores y analizar sus datos y muchas veces no saben cómo deben estructurarse sus datos porque almacenan información en distintas plataformas y softwares, que les impide centralizar su información u obtener análisis multivarible de sus datos.

 

Hemos implementado Business Intelligence en empresas con alta dotación con gran éxito, nuestros propios clientes lo avalan. Ofrecemos a las empresas avanzar en la curva de aprendizaje, permitiéndoles que accedan a su reporte de RRHH, totalmente online y sin ser expertos en plataformas específicas. Podrán obtener un dashboard de indicadores 100% adaptado a lo que necesitan, y obtener asesoría y capacitación por parte de nuestros expertos.

 

Como área de RRHH, debes dejar de gastar tiempo en procesos manuales y planilleos, y empezar a invertir tu tiempo en entender tus indicadores, enfocándote en el análisis. Debes sobre todo ajustar tus recursos y garantizar la realización de tu dashboard de RRHH con un experto. Es importante que la información pueda distribuirse de forma segura y puedas obtener reportes automatizados y perfilados según tus preferencias.

¿Existen otras herramientas idóneas para analizar datos?

 

Dejamos a tu disposición una herramienta realmente completa, nuestro panel de indicadores RRHH. ¿Qué tiene para ofrecerte? La posibilidad de recopilar, gestionar y entender el impacto de los datos de tu compañía.

 

Es bastante amplia a nivel de funciones, te permite valorar indicadores de ausentismo, analizar datos sobre vacaciones de trabajadores, sobre el estatus de las compensaciones y mucho más.

 

Todo esto bajo un sistema de fácil utilización, intuitivo y realmente agradable. Toda la información de tu negocio la tendrás en un solo espacio. Además de ser muy funcional es bastante seguro.

Glosario

 

  • ERP: (enterprise resource planning) plataforma o sistema de planificación de recursos empresariales.

  • BI (Bussiness Intelligence) transformación de datos para facilitar la toma de decisiones empresariales.

  • Gartner: Empresa Consultora en tecnologías de la información que evalúa la competitividad de proveedores de TI en un comúnmente denominado cuadrante mágico de gartner.

  • Power BI: solución de Microsoft aplicada al business, que permite unir diferentes fuentes de datos, modelizar y analizar datos para después, presentarlos a través de paneles e informes atractivos.

  • HR Analytics / People Analytics: Metodología que aplica análisis avanzado de datos de los trabajadores de una organización, permitiendo mejorar el proceso de toma de decisiones para las áreas de RRHH.

 

Equipo KPI!

contacto@kpiestudios.com