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Ejemplo de Sistema de Evaluación de Desempeño: características y elementos esenciales

Con este ejemplo de un sistema de evaluación de desempeño, te explicaremos algunas características esenciales que debes tener presente al momento de diseñarlo correctamente para tu organización.



Definición del Modelo de evaluación:


En el siguiente ejemplo te vamos a explicar los elementos y características de un modelo de evaluación de desempeño de 180 grados, donde participan los siguientes roles:


Evaluado (autoevaluación)

Supervisor (evaluación descendente)

Subalternos (evaluación ascendente)


Este modelo de evaluación se emplea frecuentemente en las empresas que comienzan a darle mayor protagonismo a tener un sistema de evaluación de desempeño o que, por las características de la organización, requiere que inicien con un modelo un poco más complejo desde la primera vez, sin la necesidad de pasar por uno de menor grado (evaluación 90°).


El propósito de realizar esta mezcla de relaciones de evaluación es fomentar una comunicación más abierta e involucrar al trabajador o empleado en su desarrollo profesional, que se sienta protagonista de su evaluación y considerado por la organización, generando mayor motivación en la participación del proceso y en la gestión de los resultados.


Ahora bien, ya definimos el modelo de evaluación a seguir, es hora de llevar a la práctica y ejemplificar la construcción de este modelo, así que ¡Manos a la obra!


Segmentos a evaluar:


Lo primero que debemos hacer, es identificar a los segmentos o grupos de trabajadores que debemos evaluar. Dentro de tu organización naturalmente deben existir varios segmentos, lo ideal es que construyas dichos segmentos según sus competencias, conductas y objetivos, por ejemplo puedes tener 3 segmentos distintos y agrupar la dotación de esta forma:


Segmento: ¿A quiénes incluye?

Directivos

Incluye a todos los ejecutivos de la organización: Directores, Gerentes, Subgerentes, Vicepresidentes, e incluso al Gerente General.


Serían entonces el grupo de personas del nivel más estratégico.

Supervisores

Incluye a todos aquellos que tienen personas bajo su cargo, a un nivel más táctico, ejemplo: Jefes de Áreas, Supervisores de Línea, entre otros.

Profesionales

Incluye a todos aquellos que desempeñan funciones puntuales dentro de los procesos del negocio y entregan resultados en función de los proyectos en los que participan. Una de las características más relevantes, es que no tienen personas bajo su responsabilidad.


Es importante mencionar, que acá puedes definir los segmentos que tu consideres relevantes y describirlos de acuerdo con la realidad de tu organización. Puedes partir identificando los estamentos presentes, según las tareas y funciones que realizan. Puedes segmentar a tu organización respecto de familias de cargo o familias de competencia; para ello, debes crear perfiles que incorporen todos los aspectos relevantes de los grupos por lo que deseas realizar la evaluación.


Competencias a evaluar:


Un sistema de evaluación de desempeño, por lo general, contiene instrumentos para medir las competencias o conductas que se desean observar en los distintos segmentos de colaboradores. En algunas organizaciones solo se miden competencias, en otras se miden competencias y metas, (en las que, para obtener la nota final, se deben ponderar y determinar el peso que tiene cada elemento), así como también existen otras donde solo se miden conductas que no están formalmente definidas como competencias, e incluso hay organizaciones que miden solo valores o solo objetivos.


Cualquiera que sea el caso de tu organización, lo importante es que siempre el foco del Modelo de Evaluación de desempeño esté orientado hacia la estrategia organizacional. Es recomendable que, si evalúas el desempeño por competencias, éstas estén diferenciadas para cada uno de los segmentos existentes, acá te dejamos un ejemplo de una competencia diferenciada por segmentos:

Competencia

Competencia: Planificación

Definición: Orientar el quehacer diario hacia el cumplimiento de resultados, anticipándose a las actividades inherentes a cada proyecto.

  • Segmento: Directivos

  • Conductas relacionadas: Planifica trabajos complejos de forma estratégica, incorporando elementos y procedimientos enfocados en la obtención de resultados positivos de los equipos y la organización.


  • Segmento: Supervisores

  • Conductas relacionadas: Planifica sus tareas y las de su equipo, priorizando sus responsabilidades principales para conseguir los objetivos propuestos.


  • Segmento: Profesionales

  • Conductas relacionadas: Se mantiene enfocado en cumplir con su planificación y la calidad que su trabajo requiere.

¿Lograste visualizar que conforme más estratégico es el segmento, la exigencia de la competencia es mayor? Este es precisamente el propósito de diferenciar las conductas, competencias, o lo que estén midiendo en tu modelo de desempeño, debido a que la profundidad y lo que se espera de un nivel versus otro, es distinto.


Escalas de medición de las competencias:


Una vez que ya tienes definidas las competencias que vas a evaluar, debes definir la escala en que se medirán. Este es un tema que no debe tomarse a la ligera, puesto que con ella, los evaluadores indicarán que tan bien están desempeñándose los evaluados, es el medio para el fin más importante: “evaluar el desempeño”.


Aquí te dejamos una lista de elementos a considerar para elegir y aplicar la escala de evaluación de las competencias y/o conductas:

  1. Sea cual sea el tipo de escala que utilices debes capacitar muy bien a todo el equipo para que apliquen correctamente los conceptos.

  2. Si todos los evaluados comprenden correctamente la escala, podremos obtener una herramienta consistente, al analizar la varianza y validez estadísticas que comprueben que el instrumento está arrojando resultados relevantes y significativos.

  3. Debes adaptar la redacción de las escalas al lenguaje y a la cultura existente en tu organización. Mientras más específicos seamos, los evaluadores podrán realizar la medición más fácil y los resultados serán más consistentes.

  4. La escala de likert de una de las escalas de medición más utilizadas por las organizaciones en las áreas de recursos humanos. Si te decides por ella, debes tener en cuenta que ésta debe ser simétrica, lo que quiere decir que debe tener la misma cantidad de respuestas positivas y negativas, más una opción neutral, la cual puede ser opcional, si decidimos no incluirla, estaremos en presencia de una “escala forzada”.

Ahora bien, aquí te dejamos un ejemplo de escala likert a utilizar en tu evaluación:


Valor Etiqueta

No cumple expectativas 1

Por debajo de lo esperado 2

En proceso de consolidación 3

Consolidado 4

Supera las expectativas 5

Peso de relaciones de evaluación:


El peso que tiene cada relación de evaluación presente en tu modelo, indica la relevancia que tiene cada una. Lo más usual es que si el modelo contiene autoevaluación, ésta solo se utilice a modo de referencia, para ver el nivel de reconocimiento de las fortalezas y debilidades del empleado, por lo tanto, en muchos casos el peso es 0%; Por el contrario, la relación con mayor peso por lo general es la del Jefe directo o Supervisor.


En nuestro ejemplo de evaluación hemos definido el siguiente peso, para cada una de las relaciones:

Relación Peso

Autoevaluación= 0%

Supervisor= 70%

Subordinados= 30%


Flujo del proceso:


Diseñar el orden en que se llevarán a cabo las etapas y actividades dentro del proceso de evaluación de desempeño es fundamental, porque irá marcando la pauta y guía para la participación de cada trabajador de la organización. Es relevante que el esfuerzo comunicacional que se realice, transmita claramente los pasos, actividades, fechas y todo aquello que denote que es un proceso eficiente, organizado, transparente y confiable para todos, especialmente, si es primera vez que realizan esta actividad tan importante en tu organización.


Acá te dejamos un ejemplo de flujo del proceso de evaluación: Este proceso tuvo 5 etapas desencadenantes una de la otra, es decir, luego de realizar una evaluación ascendente, (de subalternos a los supervisores), podrá realizarse una evaluación descendente (los superiores podrán evaluar a los subalternos). Puedes elegir si hacer procesos con etapas desencadenantes o puedes configurar que tu proceso no contenga prerrequisitos y puedan realizarse varias actividades a la vez, sin ser una limitada por la otra.


Etapa: Nombre: Actividades

  1. Evaluaciones Opcionales: Autoevaluación

  2. Evaluaciones Ascendentes: Evaluación de los subalternos a los supervisores

  3. Evaluaciones Descendentes: Evaluación de los superiores a los subalternos

  4. Calibración de resultados: Calibración de notas por comité gerencial

  5. Feedback de desempeño: Reuniones de retroalimentación entre jefes y subalternos para reforzar y establecer planes de acción para el cierre de brechas.


Con todo esto, hemos visto con ejemplos prácticos varios de los elementos más relevantes al momento de diseñar un proceso de evaluación de desempeño, los cuales te pueden orientar para definir el tuyo, recuerda que apoyarte en la tecnología es imprescindible para poder gestionar eficientemente los resultados y mantener de manera confiable y en resguardo los resultados, así como para entregar oportunamente reportería de calidad a los evaluados, evaluadores y para la propia área de RRHH, de manera que faciliten la gestión de resultados apuntando a las verdaderas necesidades.


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Equipo KPI!


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