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7 Pasos para democratizar tus datos de RRHH

Las empresas manejan una amplia gama de datos, algunos muy específicos y otros generales. Este gran almacenamiento puede ser difícil de manejar sin ayuda tecnológica. Y perder de vista este tipo de información no es nada rentable. Por lo que es indispensable saber cómo realizar la gestión de base de datos en Recursos Humanos. Te mostramos pasos para democratizar tus datos de manera correcta.


La democratización de tus datos es indispensable para el rendimiento de tu organización. No solo se trata de obtener información sobre tu compañía, sino de saber cómo utilizar aquello que has recopilado.


Aunque los profesionales de recursos humanos son muy importantes, facilitarles el manejo de datos es una gran ventaja. Por suerte existen diversos software que permiten identificar y gestionar datos de manera satisfactoria. Lo cual aplica con el análisis de cualquier información, incluyendo indicadores de recursos humanos.


En una era digital que se encuentra en constante desarrollo, y generación de información y datos, implica adaptaciones no solo a nivel macro, sino que también a un nivel individual o particular. Para las organizaciones, se hace indispensable contar con un repositorio que les permita gestionar toda esta información generada, utilizando ya sea un servidor o almacenamiento en la nube, para que después estos datos sean consumidos y analizados.


Gestión de base de datos en recursos humanos


¿Qué significa democratizar tus datos?


Las organizaciones generan información de ventas, producción, finanzas, marketing, de recursos humanos, información de la competencia, del entorno, etc. Esta enorme cantidad de información, si es bien gestionada y analizada, les permitirá tomar decisiones fundadas, oportunas e importantes en la estrategia de corto, mediano y largo plazo.


Antes de tomar decisiones y analizar los datos, es necesario tener acceso a la información que nos permitirá formular nuestros objetivos. Cuando hablamos de democratizar los datos, hacemos referencia a que no existan barreras que limiten el acceso a los datos, en el que sólo unos pocos tengan acceso a la información.


Si bien, debemos identificar al responsable de los datos granulares, todo el resto de la organización, de acuerdo con su perfil o rol, debiese manejar la misma información, y tener acceso a ella sin barreras burocráticas o solicitudes especiales, es decir, cualquier persona dentro de la organización que esté facultada, según su labor, para acceder a los datos, pueda hacerlo sin inconvenientes y de forma expedita.


El proceso de democratización de los datos implica que éstos estén disponibles para la mayor cantidad de personas en una organización y sean compartidos según el perfil, nivel de conocimiento y profundidad que requieran.


Áreas corporativas con manejo de datos


Las organizaciones que tienen definido un proceso y políticas de democratización de los datos permiten que los departamentos y las personas, accedan a la información de forma ágil, sin intermediarios o controladores que retrasen su obtención. La democratización de los datos tiene el objetivo de lograr que la información esté disponible y sea utilizada en todo momento, para tomar decisiones asertivas y oportunas.


Sin embargo, muchas organizaciones destinan la propiedad absoluta de los datos a las áreas o departamentos de TI, es decir, quien quiera acceder a los datos o información de la organización, requiere de TI para obtenerlos.


Esto en sí mismo, es positivo para mantener el control bajo un gobierno de datos bien diseñado, sin embargo, este acceso debe ser expedito y de apoyo a las áreas que requieren acceso a la información. En ningún caso, se debiera obstaculizar el acceso a la información, o bien, generar “cuellos de botella” que prolonguen el tiempo de espera de los clientes internos de la organización.


Deben existir protocolos de seguridad en el uso y manejo de la información que debe ser conocida y compartida por todos. Los expertos en la gestión de los datos deben conducir a las distintas áreas y equipos para que puedan usarlos de forma correcta.


Principales beneficios de democratizar los datos


El democratizar los datos nos trae una serie de beneficios que nos permite crecer como organización. ¿Es hora de utilizar tanta influencia tecnológica sea posible? ¿Por qué deberías democratizar tus datos? Puede que tengas algunas dudas, es por ello que te presentaremos las ventajas que ofrece este tipo de gestión cuando se maneja de manera correcta.


1. Agilidad en la toma de decisiones


Tal como hemos manifestado dentro de una empresa se maneja muchísima información. Y no solo es importante identificar esto sino la relación que tiene entre sí para saber cómo gestionar la toma de decisiones.


Tener un buen manejo de los datos en recursos humanos no solo ayuda a tomar decisiones en menos tiempo. Pues, también ayuda a que los cambios efectuados dentro de la empresa sean apropiados. Cediendo un nivel de rentabilidad considerable. Ten en cuenta que es propicio analizar beneficios inmediatos y a largo plazo.


Mantén la atención en la recopilación de datos completos. Una buena base de datos muestra información muy concreta mediante gráficas y otros elementos. Descubre todo sobre temas específicos, como indicadores de selección o reclutamiento.


Determina cuáles son las mejores medidas para favorecer a la organización. Todo esto limitando margen de error y con el desenvolvimiento óptimo gracias al aporte tecnológico obtenido.


Entre más personas tengan acceso a los datos de forma sencilla, de todos los niveles jerárquicos, con diversos perfiles, roles y experiencia, más se puede enriquecer el proceso de toma de decisiones porque faculta a las personas para accionar y es más sencillo para la empresa identificar puntos críticos del negocio.


2. Potenciar la cultura de datos


La influencia de los trabajadores dentro de la empresa es fundamental. De ellos depende la producción, la gestación de grandes ideas y se consolida la visión corporativa. Es vital crear un clima laboral favorable. Pero no siempre es del todo sencillo.


En este sentido, el área de Recursos Humanos tiene muchísima participación. Por lo que es importante conferir las herramientas tecnológicas propicias para favorecer su desempeño y el cumplimiento de los objetivos.


Tener un apoyo tecnológico que permita evidenciar los datos recopilados y comprender brevemente su alcance, es toda una ventaja. Tener relevancia frente a este proceso crea hábitos conscientes de gestión de información corporativa.


Tener una mentalidad de democratización de los datos, implica hacer ajustes a nivel de propiedad, y responsabilidad de la información para tomar decisiones. Este cambio de mentalidad fomenta directamente el desarrollo de una cultura de datos, donde los trabajadores tengan las herramientas y el conocimiento para utilizar dicha información y sepan aplicar los distintos instrumentos de visualización, análisis e interpretación de la data.

3. Mejoras en las dinámicas profesionales


Si un determinado grupo de trabajadores no están alcanzando el nivel de productividad esperado, es vital determinar la causalidad. No siempre se trata de falta de compromiso laboral, puede tener que ver con otros aspectos.


El buen manejo de una base de datos en recursos humanos brinda un estatus detallado sobre la condición de la organización. De esta manera, es mucho más fácil apreciar de manera objetiva si hay fallas en la misma.


Y de ser así, es propicio corregirlas a tiempo. Puede que haga falta invertir en un sistema más innovador que conduzca a la optimización del tiempo del empleado, o cualquier otra implementación de valor que dé buenos resultados.


Todos estos aspectos a su vez conducen a mejorar el clima organizacional. Cuando los trabajadores comprenden su participación dentro de la compañía, aumenta su motivación al logro.


Sin duda es un aspecto fundamental para que la empresa se consolide como una compañía estable. Pero para que esto sea posible es vital resguardar la información y saber qué uso propinarle en todo momento.


El conocer nuestros datos y el observar cómo se comporta nuestra organización en el tiempo, con influencia interna (decisiones, procesos, desarrollo, entre otros) y externa (política, social, económica, entre otros), nos permite realizar un análisis estratégico y generar planes de acción para minimizar las debilidades y las amenazas y potenciar las fortalezas y las oportunidades.


Ventajas de democratizar tus datos de recursos humanos


Herramientas que ayudan a la democratización de datos


Los avances tecnológicos en ciencias de datos son cada vez mayores y actualmente existen múltiples herramientas que permiten concentrar o almacenar la información, procesarla y poder analizarla. Dentro de estas herramientas encontramos herramientas Cloud o servicios de almacenamiento y procesamiento en la nube como Azure, AWS (Amazon Web Services) u otros.


Estas plataformas, permiten, entre otras cosas, disponer con un repositorio centralizado de datos y preparar a los datos para poder, finalmente, analizarlos en herramientas de BI, de análisis estadísticos, etc. Se integran sin inconvenientes con softwares estadísticos y con otras herramientas de gestión de datos, facilitando la realización de análisis que nos permita obtener mayor precisión al momento de tomar decisiones.


Con las distintas implementaciones de paneles para RRHH, hemos sido partícipes del proceso de reflexión que han tenido nuestros clientes sobre la importancia que ha significado disponer de su información. Nuestros análisis y el apoyo en analizar sus datos con mayor claridad, les ha permitido percatarse de la relevancia de los datos para tomar decisiones objetivas y asertivas.


En una compañía abunda la información, aunque algunas tienen más prioridad que otras en general son bastante importantes. Deben ser valoradas, comparadas y analizadas desde su respectivo enfoque.


Pero dada la variedad de información que ingresa, no es precisamente sencillo. ¿Existe una manera de ayudar a los profesionales de recursos humanos? Implementar un sistema de panel de indicadores RRHH es un primer paso bastante rentable.


Este recurso de gran valor te ayudará a interpretar los datos corporativos de una manera profesional. Lo mejor de todo es que combina una alta funcionalidad con la automatización de sus funciones.


Dataline como herramienta para gestión de datos RRHH


Es una herramienta que concede ahorro del tiempo, así es mucho más fácil tomar mejores decisiones en el ámbito corporativo. Lo cual puede minimizar el impacto negativo de debilidades dentro de la organización.


El sistema es muy intuitivo, ha sido diseñado para ofrecer una gran gama de funciones sin resultar tedioso. Por el contrario, es un panel muy fácil de utilizar. No solo ahorras tu valioso tiempo, sino dinero.


Además, este panel de indicadores de recursos humanos te ofrece la posibilidad de ser manejado en conjunto. Puedes proporcionar filtros y compartir una vista o reporte a perfiles gerenciales.


Variedad de sistemas para el ámbito corporativo


Ten en cuenta que actualmente hay muchas herramientas que hacen más sencilla la gestión corporativa. Por ejemplo, el análisis de factores que determinan la conducta empresarial y el estatus de la compañía.


Contar con un sistema de indicadores de dotación, o con un software que muestre indicadores estratégicos de recursos humanos denota una gran diferencia dentro de la organización.


Adicional a la implementación de buenas herramientas para la democratización de datos, hay un aspecto importante; la formación. Ten en cuenta que han surgido metodologías novedosas con gran alcance dentro del manejo de datos y la toma de decisiones gerenciales.


Un claro ejemplo de esto es implementar People Analytics en tu organización. Si buscas lo mejor dentro de tu compañía no te pierdas todo lo que ha surgido para minimizar el tiempo entre tareas o tener un control detallado en tiempo real de tus datos corporativos.


¿Qué es el Big Data?


Actualmente la modernidad tecnológica ha acaparado muchísimos ámbitos, incluido el corporativo. Existen herramientas especializadas para potenciar la realización de ciertas actividades importantes a nivel corporativo. Existen herramientas para gestionar indicadores de capacitación y para el control de muchos otros aspectos fundamentales.


Pero dentro de todo este tema existe un enfoque bastante significativo llamado Big Data. Este recurso innovador se ha posicionado en el ámbito de recursos humanos de manera característica. No solo es de relevancia para mejorar el rendimiento corporativo, sino que busca comprender al empleado y su papel importante dentro de la organización.


Pero, ¿en qué consiste el Big Data? Consiste en el análisis práctico de grandes cúmulos de datos que componen a una organización. Desde el ámbito de RRHH analiza el capital humano, el beneficio de la buena gestión de talento, analizar riesgos corporativos a nivel del desempeño de trabajadores e incluso vislumbrar carencias enfocadas a los profesionales.


Actualmente es poco concebible que una empresa se gestione sin la influencia de Big Data. Es poco aconsejado porque el poder predictivo de este recurso es invaluable. Aporta mucha rentabilidad dentro del manejo de una corporación, no solo para ayudarla a superar sus metas, sino para tener un crecimiento exponencial y estable.


¿Sabías que la gestión de Big Data en la organización ha incrementado en 92% en España? Y en Estados Unidos esto no es demasiado diferente. Se ha mantenido con mucha popularidad. Sobre todo por su capacidad para disminuir costes, prevenir fallas, corregir errores a tiempo y también para mejorar el clima laboral. Y todo esto tiene que ver con la buena gestión de base de datos y su democratización.



7 Pasos para democratizar tus datos evitando errores


Si bien la democratización de datos es fundamental, es importante seguir un protocolo óptimo para realizar este proceso adquiriendo buenos resultados. Es por ello que hemos recopilado una lista con los pasos a seguir para democratizar tus datos.


Identifica dónde se encuentra toda tu información


Dentro de una organización es común que la información sea almacenada en diversos software. Aunque lo ideal es contar con una herramienta que sea capaz de ofrecer funciones variadas para que resulte mucho más cómodo acceder a los datos de la compañía.


De igual forma, dentro de los pasos para democratizar tus datos, lo primero es localizar todas las fuentes donde se han almacenado los datos corporativos. Puede ser SAP, Oracle, AWS, Excel, etc.


Identifica tablas y variables de tu base de datos


Es importante que la información de la compañía esté lo más organizada posible. Pero para no saturar con datos que sean difíciles de interpretar, habitualmente se emplean tablas y otras variables.


El segundo paso consiste en identificar esta información y establecer tanto la prioridad como la utilidad de la misma.


También debes valorar la periodicidad y por supuesto la calidad de la información en este paso.

Define un repositorio de tus datos para almacenar


En la actualidad hay muchísimas herramientas a disposición para ayudar en el manejo de datos en recursos humanos. Sin duda sugerimos el uso de un buen software que te ayude a cumplir con los pasos para democratizar tus datos de manera oportuna.


Estos datos pueden estar alojados en un DataLake y en el caso de no contar con un DataLake tener un repositorio de tablas en un sistema de almacenamiento como Onedrive, Sharepoint, Drive, entre otros.


Realiza una limpieza a tus bases de datos


Uno de los pasos para democratizar tus datos es comprender la relevancia de los mismos. Tal como hemos abordado en otras oportunidades en la gestión corporativa las fuentes de información son abundantes, pero es vital entender a qué dirigir la atención y esto se asocia con la limpieza de base de datos.


Con este paso tiene el objetivo de asegurar la veracidad de la información, debes poder identificar posibles errores en la carga de información, transformar los datos en formatos específicos, extraer la información importante de una tabla a otra, etc.



Pasos para la democratización de datos RRHH


Realiza tu modelo de datos en una herramienta que te permita visualizarlo


Para las empresas que manejan una gran cantidad de datos, recomendamos realizar todos estos tratamientos de datos y modelado en plataformas Cloud, para potenciar el desarrollo y tener mayor agilidad.


En el caso de empresas pequeñas (que no cuentan con una capacidad de desarrollo en un servidor) o que no dispongan de desarrollos previos, se recomienda realizar el tratamiento de datos y el modelado en herramientas de analítica de datos directamente como Power BI, lo que te permitirá acercar a las áreas administrativas a la data, permitiéndoles ver cómo se interconecta la información.


Visualiza tus datos


Identifica indicadores claves de gestión y realiza procesos comunicacionales de los datos hacía toda la organización para que todos puedan estar al tanto de lo que ocurre en la empresa.


Ten en cuenta que las mejores herramientas de gestión de recursos humanos favorecen con una accesibilidad impresionante. Logrando analizar datos desde diversas fuentes para fomentar la cooperación o la gestión en conjunto.


Incentiva la cultura de los datos dentro de la organización


Debe ser coordinado de forma tal en la que todos los responsables de la información estén comprometidos y alineados en contar con información correcta y a tiempo para la toma de decisiones.


El desafío para las organizaciones es lograr adaptarse a los nuevos cambios que trae consigo la era digital, cambiar la mentalidad y poder descentralizar la información, contribuyendo en crear e instaurar una cultura de datos sólida en la organización, que permita lograr procesos más ágiles y facilite la toma de decisiones.


Para democratizar los datos aún queda un largo camino por recorrer, por lo que debes prestar principal atención a la calidad de los datos. Recuerda que el buen uso que se le dé y por sobre todo a la transparencia para que los stakeholders y la organización misma confíen en la veracidad de los análisis reportados.


En conclusión: ¿Es necesario democratizar tus datos de RRHH?


Existen compañías en donde se tiene buen alcance captando y recopilando información. Pero, ¿Qué debe hacerse con dichos datos? Sin duda deben ser utilizados para comprender el funcionamiento de la organización.


Y de esta manera poder tener una toma de decisiones asertiva. El alcance de tener una buena gestión de información a nivel organizacional es sencillamente elevado. Puede demostrar la diferencia entre el buen haber corporativo y una gestión ineficiente.


Todos estos aspectos conducen a un factor primordial; la buena experiencia al cliente. Si hay productividad de forma estable por ajustes de la dinámica profesional, entonces existirá rendimiento y cumplimiento oportuno de los objetivos. Siempre que apliques los pasos para democratizar tus datos de forma correcta podrás valorar buenos resultados.


Y toda esta parte técnica se potencia con la captación de motivación y valores dentro de la organización. Es por ello que resulta importante democratizar tus datos RRHH pero siempre de la mejor manera, con herramientas certificadas y con personal especializado para ello.


Lo importante para abarcar este tipo de cambios culturales, es tener la conciencia de que las herramientas tecnológicas son solo un medio para conseguir la información que necesito, y no debiesen ser un fin en sí mismo, es decir, no contar con herramientas sofisticadas no significa que no podrás obtener datos o acceder a la información, ya que existen infinidades de formas para lograrlo y debemos ir avanzando en la medida de lo posible.


Debemos siempre poner los fines por sobre los medios, y que el no tener la última tecnología no impida o retrase el disponer de los datos más esenciales que tanta falta le hacen a RRHH. Tener en cuenta este tipo de recomendaciones, nos puede ayudar a tener éxito en los proyectos de datos en los que nos embarquemos.


Equipo KPI,

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