7 Pasos para democratizar tus datos de RRHH

En una era digital que se encuentra en constante desarrollo, y generación de información y datos, implica adaptaciones no solo a nivel macro, sino que también a un nivel individual o particular. Para las organizaciones, se hace indispensable contar con un repositorio que les permita gestionar toda esta información generada, utilizando ya sea un servidor o almacenamiento en la nube, para que después estos datos sean consumidos y analizados.

Las organizaciones generan información de ventas, producción, finanzas, marketing, de recursos humanos, información de la competencia, del entorno, etc. Esta enorme cantidad de información, si es bien gestionada y analizada, les permitirá tomar decisiones fundadas, oportunas e importantes en la estrategia de corto, mediano y largo plazo.


Antes de tomar decisiones y analizar los datos, es necesario tener acceso a la información que nos permitirá formular nuestros objetivos. Cuando hablamos de democratizar los datos, hacemos referencia a que no existan barreras que limiten el acceso a los datos, en el que sólo unos pocos tengan acceso a la información. Si bien, debemos identificar al responsable de los datos granulares, todo el resto de la organización, de acuerdo con su perfil o rol, debiese manejar la misma información, y tener acceso a ella sin barreras burocráticas o solicitudes especiales, es decir, cualquier persona dentro de la organización que esté facultada, según su labor, para acceder a los datos, pueda hacerlo sin inconvenientes y de forma expedita.


El proceso de democratización de los datos implica que éstos estén disponibles para la mayor cantidad de personas en una organización y sean compartidos según el perfil, nivel de conocimiento y profundidad que requieran.


Las organizaciones que tienen definido un proceso y políticas de democratización de los datos permiten que los departamentos y las personas, accedan a la información de forma ágil, sin intermediarios o controladores que retrasen su obtención. La democratización de los datos tiene el objetivo de lograr que la información esté disponible y sea utilizada en todo momento, para tomar decisiones asertivas y oportunas.


Sin embargo, muchas organizaciones destinan la propiedad absoluta de los datos a las áreas o departamentos de TI, es decir, quien quiera acceder a los datos o información de la organización, requiere de TI para obtenerlos. Esto en sí mismo, es positivo para mantener el control bajo un gobierno de datos bien diseñado, sin embargo, este acceso debe ser expedito y de apoyo a las áreas que requieren acceso a la información. En ningún caso, se debiera obstaculizar el acceso a la información, o bien, generar “cuellos de botella” que prolonguen el tiempo de espera de los clientes internos de la organización.


Deben existir protocolos de seguridad en el uso y manejo de la información que debe ser conocida y compartida por todos. Los expertos en la gestión de los datos deben conducir a las distintas áreas y equipos para que puedan usarlos de forma correcta.


Principales beneficios de democratizar los datos


El democratizar los datos nos trae una serie de beneficios que nos permite crecer como organización.


Agilidad en la toma de decisiones

Entre más personas tengan acceso a los datos de forma sencilla, de todos los niveles jerárquicos, con diversos perfiles, roles y experiencia, más se puede enriquecer el proceso de toma de decisiones porque faculta a las personas para accionar y es más sencillo para la empresa identificar puntos críticos del negocio.


Potenciar la cultura de datos

Tener una mentalidad de democratización de los datos, implica hacer ajustes a nivel de propiedad, y responsabilidad de la información para tomar decisiones. Este cambio de mentalidad fomenta directamente el desarrollo de una cultura de datos, donde los trabajadores tengan las herramientas y el conocimiento para utilizar dicha información y sepan aplicar los distintos instrumentos de visualización, análisis e interpretación de la data.

Aprendizaje

El conocer nuestros datos y el observar cómo se comporta nuestra organización en el tiempo, con influencia interna (decisiones, procesos, desarrollo, entre otros) y externa (política, social, económica, entre otros), nos permite realizar un análisis estratégico y generar planes de acción para minimizar las debilidades y las amenazas y potenciar las fortalezas y las oportunidades.


Herramientas que ayudan a la democratización de datos


Los avances tecnológicos en ciencias de datos son cada vez mayores y actualmente existen múltiples herramientas que permiten concentrar o almacenar la información, procesarla y poder analizarla. Dentro de estas herramientas encontramos herramientas cloud o servicios de almacenamiento y procesamiento en la nube como Azure, AWS (Amazon Web Services) u otros. Estas plataformas, permiten, entre otras cosas, disponer con un repositorio centralizado de datos y preparar a los datos para poder, finalmente, analizarlos en herramientas de BI, de análisis estadísticos, etc. Se integran sin inconvenientes con softwares estadísticos y con otras herramientas de gestión de datos, facilitando la realización de análisis que nos permita obtener mayor precisión al momento de tomar decisiones.


Con las distintas implementaciones de paneles para RRHH, hemos sido partícipes del proceso de reflexión que han tenido nuestros clientes sobre la importancia que ha significado disponer de su información. Nuestros análisis y el apoyo en analizar sus datos con mayor claridad, les ha permitido percatarse de la relevancia de los datos para tomar decisiones objetivas y asertivas.


7 Pasos para avanzar en el proceso de democratización de tus datos


Identifica dónde se encuentra toda tu información: localiza las aplicaciones donde se almacenan los datos, puede ser SAP, Oracle, AWS, Excel, etc.


Identifica cada una de las tablas y variables que componen tus bases de datos, logrando definir su utilidad, calidad de la información, periodicidad, etc.


Define un repositorio de tus datos para almacenar y ordenar la información en un solo sitio. Estos datos pueden estar alojados en un DataLake y en el caso de no contar con un DataLake tener un repositorio de tablas en un sistema de almacenamiento como Onedrive, Sharepoint, Drive, entre otros.


Realiza una limpieza a tus bases de datos. Con este paso tiene el objetivo de asegurar la veracidad de la información, debes poder identificar posibles errores en la carga de información, transformar los datos en formatos específicos, extraer la información importante de una tabla a otra, etc.


Realiza tu modelo de datos en una herramienta que te permita visualizarlo. Para las empresas que manejan una gran cantidad de datos, recomendamos realizar todos estos tratamientos de datos y modelado en plataformas Cloud, para potenciar el desarrollo y tener mayor agilidad. En el caso de empresas pequeñas (que no cuentan con una capacidad de desarrollo en un servidor) o que no dispongan de desarrollos previos, se recomienda realizar el tratamiento de datos y el modelado en herramientas de analítica de datos directamente como Power BI, lo que te permitirá acercar a las áreas administrativas a la data, permitiéndoles ver cómo se interconecta la información.


Visualiza tus datos. Identifica indicadores claves de gestión y realiza procesos comunicacionales de los datos hacía toda la organización para que todos puedan estar al tanto de lo que ocurre en la empresa.


Incentiva la cultura de los datos dentro de la organización, en la que todos los responsables de la información estén comprometidos y alineados en contar con información correcta y a tiempo para la toma de decisiones.


El desafío para las organizaciones es lograr adaptarse a los nuevos cambios que trae consigo la era digital, cambiar la mentalidad y poder descentralizar la información, contribuyendo en crear e instaurar una cultura de datos sólida en la organización, que permita lograr procesos más ágiles y facilite la toma de decisiones. Para democratizar los datos aún queda un largo camino por recorrer, por lo que debes prestar principal atención a la calidad de los datos, el buen uso que se le dé y por sobre todo a la transparencia para que los stakeholders y la organización misma confíen en la veracidad de los análisis reportados.


Lo importante para abarcar este tipo de cambios culturales, es tener la conciencia de que las herramientas tecnológicas son solo un medio para conseguir la información que necesito, y no debiesen ser un fin en sí mismo, es decir, no contar con herramientas sofisticadas no significa que no podrás obtener datos o acceder a la información, ya que existen infinidades de formas para lograrlo y debemos ir avanzando en la medida de lo posible.


Debemos siempre poner los fines por sobre los medios, y que el no tener la última tecnología no impida o retrase el disponer de los datos más esenciales que tanta falta le hacen a RRHH. Tener en cuenta este tipo de recomendaciones, nos puede ayudar a tener éxito en los proyectos de datos en los que nos embarquemos.


Equipo KPI,

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