La implementación de un sistema de gestión del desempeño eficaz va mucho más allá de la mera definición de indicadores o KPI. Para asegurar su éxito, es crucial que toda la organización comprenda el propósito, el funcionamiento y los beneficios del sistema. Una comunicación clara, transparente y estratégica minimiza los daños potenciales que surgen cuando las personas no entienden, no confían o no se involucran con el nuevo sistema.
Además, es esencial abordar la resistencia al cambio que inevitablemente surge. Esta resistencia se reduce cuando los trabajadores cuentan con información nitida, se sienten escuchados y ven sus necesidades reflejadas en la iniciativa.
En este artículo, quise sintetizar una guía paso a paso para diseñar un plan de comunicación efectivo que aborde las dudas clave, promueva la aceptación del sistema de gestión del desempeño y contrarreste los sesgos cognitivos que dificultan el cambio. Al final, es la gestión del cambio y las expectativas lo que hará que un Sistema de Gestion del Desempeño perdure.
¿Por qué es importante un plan de comunicación?
La gestión del desempeño involucra revisar, evaluar y recompensar el desempeño de los empleados. Sin embargo, si los colaboradores no entienden qué es el sistema, cómo se integra en la estrategia de la organización, cuáles son sus responsabilidades o qué beneficios pueden esperar, es probable que surjan desconfianza, indiferencia o incluso trabajadores que busquen oponerse de manera activa.
Un buen plan de comuniacion estructurado logra:
Incrementar la claridad y la transparencia en el proceso.
Alinear a los trabajadores con la estrategia de la organización (aqui tambien pueden pasar a ver nuestra app en www.kpiestudios.com)
Generar confianza y compromiso.
Minimizar la resistencia al cambio.
Mejorar la comprensión de cómo la gestión del desempeño se relaciona con otras iniciativas (capacitación, promoción interna, desarrollo profesional, entre otras).
Preguntas clave a abordar en tu plan de comunicación
Un buen plan de comunicación debe responder las siguientes preguntas:
¿Qué es la gestión del desempeño? Explica qué implica este sistema, sus objetivos, por qué se implementa y cómo se ha utilizado exitosamente en otras organizaciones.
¿Cómo se integra la gestión del desempeño en nuestra estrategia? Detalla la relación entre el sistema y la planificación estratégica. Muestra cómo ayuda a alcanzar metas organizacionales, reforzando valores y visión.
¿Qué gano yo con esto? Destaca los beneficios para los trabajadores: mayor claridad en las expectativas, oportunidades de desarrollo, retroalimentación constructiva y recompensas justas. En lo personal, es el la pregunta más importante a responder
¿Cómo funciona? Describe el proceso paso a paso: cronogramas, reuniones, evaluaciones, retroalimentación y cómo se toman las decisiones sobre recompensas.
¿Cuáles son mis responsabilidades? Explica el rol de cada participante (empleado, supervisor, RRHH), indicando qué se espera de cada uno en cada fase del ciclo de gestión del desempeño.
¿Cómo se relaciona la gestión del desempeño con otras iniciativas? Muestra la conexión con programas de capacitación, planes de sucesión, incrementos salariales y oportunidades de ascenso.
Abordando la resistencia al cambio y los sesgos cognitivos
Incluso si proporcionas información completa, la sola disponibilidad no garantiza su aceptación. Las personas filtran la información a través de sesgos cognitivos, lo que dificulta la asimilación del mensaje. Los tres sesgos principales son:
Exposición selectiva: Las personas solo se exponen a información que confirma sus creencias previas. Quienes dudan del sistema, evitan leer sobre él o asistir a las reuniones.
Percepción selectiva: Interpretan la información conforme a sus preconcepciones. Por ejemplo, alguien que ve la gestión del desempeño solo como un sistema de castigos, interpretará la retroalimentación periódica como una mera antesala a sanciones o recompensas financieras.
Retención selectiva: Retienen solo la información que concuerda con sus ideas iniciales. Si un empleado percibe a la organización como injusta, no recordará información sobre mecanismos de apelación o aspectos justos del sistema.
Estos sesgos, combinados con la falta de motivación al cambio, pueden dificultar la eficacia de tu plan de comunicación. Por ello, no basta con comunicar; es necesario hacerlo de forma estratégica.
Estrategias para contrarrestar los sesgos y fomentar la aceptación
Aquí tienes varias tácticas clave para minimizar la influencia de los sesgos cognitivos y fomentar una actitud positiva hacia el sistema:
Involucra a los trabajadores en el diseño: Cuanto más participen en el proceso de creación del sistema, mayor será su compromiso y apoyo.
Comprende sus necesidades: Identifica qué quieren los trabajadores: ¿más retroalimentación? ¿Oportunidades de desarrollo? Alinea el sistema con estas necesidades.
Actúa tempranamente: Genera expectativas realistas desde el principio. Informa sobre los beneficios y desafíos antes de que surjan rumores o actitudes negativas.
Proporciona datos y explica las consecuencias: No te limites a exponer hechos; interpreta su significado. Evita que los trabajadores saquen conclusiones erróneas.
Ponlo por escrito: Documenta el sistema, sus políticas, procedimientos y beneficios. Las comunicaciones escritas (manuales, guías, FAQs) refuerzan la credibilidad y transparencia.
Utiliza múltiples canales de comunicación: Combina reuniones presenciales, videoconferencias, correos electrónicos, infografías, presentaciones. Y, por supuesto, si trabajas con KPI Estudios pideles que les presenten el proyecto al equipo de directivos. Así llegarás a diferentes tipos de audiencia y estilos de aprendizaje.
Emplea comunicadores creíbles: Refuerza la voz de RRHH con otros voceros internos que tengan reputación sólida, sean admirados, confiables y con influencia. Su voz respaldará el sistema con mayor eficacia.
Repite la información: La repetición es clave. Refuerza el mensaje varias veces y por diversos medios. La exposición continua mejora la retención y la comprensión con el tiempo.
Pasos para crear tu plan de comunicación de gestión del desempeño

A continuación, un proceso paso a paso para elaborar tu propio plan:
Paso 1: Diagnóstico inicial
Identifica las necesidades de información de tus empleados.
Analiza la cultura organizacional y el nivel de madurez en gestión del desempeño.
Estudia posibles sesgos, rumores o resistencia.
Paso 2: Definición de objetivos de comunicación
Establece metas claras: ¿Qué resultado de comunicación deseas? ¿Mayores tasas de participación en evaluaciones? ¿Menos dudas sobre el proceso?
Asegura que la comunicación apoye los objetivos estratégicos de la organización.
Paso 3: Mensajes clave
Construye mensajes en torno a las preguntas fundamentales: ¿Qué es la gestión del desempeño?, ¿Cómo funciona?, etc.
Destaca beneficios tangibles y relevancia estratégica.
Paso 4: Selección de canales y voceros
Define los medios a utilizar: correos, intranet, boletines, talleres, reuniones virtuales, guías escritas, videos explicativos.
Selecciona a los comunicadores con mayor credibilidad e influencia, incluyendo directivos, líderes de equipo o embajadores del cambio.
Paso 5: Diseño de materiales y recursos
Crea material escrito (manuales, FAQs), presentaciones visuales, videos cortos, infografías.
Asegúrate de que el tono sea claro, transparente y realista.
Paso 6: Lanzamiento y difusión
Presenta el sistema en reuniones generales, talleres específicos por departamento y comunicaciones regulares vía email.
Involucra a los managers y supervisors en las reuniones iniciales para que refuercen el mensaje.
Paso 7: Seguimiento y retroalimentación
Mide la efectividad de la comunicación: ¿Hay menos dudas? ¿Mayor aceptación?
Escucha las inquietudes de los empleados y responde con información adicional.
Ajusta el plan según retroalimentación y resultados, reforzando mensajes y canales según necesidad.
Conclusión
La comunicación juega un papel indispensable en la implementación exitosa de un sistema de gestión del desempeño. Con un plan bien estructurado, que responda las preguntas clave, aborde la resistencia al cambio, contrarreste los sesgos cognitivos y utilice los canales y voceros adecuados, aumentarás significativamente las probabilidades de que tu organización adopte y apoye la nueva iniciativa.
La gestión del desempeño no solo se trata de medir, evaluar y recompensar; también implica educar, involucrar y alinear a las personas con los objetivos organizacionales.
Un plan de comunicación sólido es el puente que facilita este proceso, asegurando comprensión, confianza y, en última instancia, resultados positivos y duraderos.