Guía Proceso de Evaluación de Desempeño

Elaborada con el propósito de ayudar a los líderes de las áreas de Personas y a todo su equipo, invitando a reflexionar acerca de cómo están gestionando este aspecto tan importante y estratégico de la dirección del talento humano

¿Qué es una evaluación del Desempeño?

El proceso de evaluación del desempeño lo definimos como un ejercicio complejo de apreciación sistemática de la actuación de una persona en un período determinado en contraste con ciertas expectativas (competencias, metas, valores) establecidos, con el propósito de valorizarlas y cuantificarlas para posteriormente usar dichos datos en la toma de decisiones, promover la excelencia y resaltar las cualidades de una persona haciendo uso de la retroalimentación y de otros procesos que se alimentan de este, como lo son: gestión del talento, planes de carrera, capacitación y desarrollo, entre otros.

¿Qué beneficios proporciona la evaluación de desempeño?

La evaluación del desempeño, a pesar de ser un proceso complejo trae innumerables ventajas, de las cuales resaltamos acá las que consideramos que tienen mayor relevancia dependiendo del actor o involucrado.

Para la organización presenta las siguientes ventajas:

Identificar a quienes están listos para asumir nuevas posiciones y gestionar procesos de apoyo para que lo puedan lograr.
Detectar las necesidades de desarrollo y capacitación más relevantes.
Detectar si el diseño de los puestos de trabajo es el correcto y si las personas que los ocupan son las correctas o tienen las herramientas necesarias para desempeñarlo.
Gestionar mejor el área a cargo de cada supervisor.

Mientras que para el trabajador podemos resumir las ventajas en estas dos principales:

Conocer las expectativas de productividad y actuación que se esperan de cada persona.
Autoevaluar el propio desempeño para reconocer brechas, lo que permite crecer profesionalmente.

1. Principales actores del proceso y sus responsabilidades

Como primer paso para realizar una evaluación de desempeño está el identificar todos los actores responsables de este proceso, a continuación podrás saber las responsabilidades de todos los involucrados en el proceso de evaluación

Funciones del área de personas o recursos humanos

Planificar y diseñar con la participación de todos los stakeholders el modelo de evaluación, sin embargo, para que toda la organización se apropie debe tener la participación guiada en su construcción y desarrollo.
Crear las estrategias de comunicación y capacitación para asegurar la implementación exitosa del modelo, asegurar el entendimiento de las metas, conductas, competencias o valores a medir.
Ejecutar y promover el desarrollo del proceso de evaluación, brindando el acompañamiento necesario a toda la organización para se sientan orientados durante todo el proceso, y de esta forma poder atrapar a tiempo posibles desviaciones.

Funciones de las gerentes y/o jefaturas

Monitorear constantemente el desempeño de su equipo y entregar feedback oportuna y constantemente, esto quiere decir que no se debe esperar a que pase un año para darle retroalimentación los miembros de los equipos
Desafiar al equipo con objetivos retadores y alcanzables, es decir; que debemos buscar un equilibrio entre lo desafiante y lo alcanzable y no buscar objetivos tan difíciles de lograr que desmotiven al equipo
Apoyar y participar activamente en el desarrollo de su equipo, esto significa enseñarlos a hacer mejor las cosas, ayudarlos a intercambiar experiencias u opiniones.
Dar reconocimiento o corregir y generar compromiso, esto implica que los líderes de las organizaciones deben comunicar asertivamente tanto los logros y aspectos positivos del desempeño, como aquellos en lo que las personas se equivocan o no hacen según lo establece alguna expectativa.

Funciones de los trabajadores (evaluados)

Asumir un rol protagónico en su propia evaluación y hacerse cargo de las oportunidades de mejora detectadas en su desempeño, comprometiéndose con la mejora continua.
Participar proactivamente en la construcción de planes de acción para mejorar su desempeño, es decir que no debe ser un espectador de su propio futuro organizacional

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2. Modelo de Evaluación del Desempeño: cuál elegir

Hemos escuchado en infinidad de ocasiones, hablar de los distintos modelos de evaluación del desempeño, pero te haz puesto a pensar si ¿tu organización está lista para uno u otro modelo de evaluación? ¿Qué modelo es el que se adapta mejor a cada tipo de organización?, para ello te dejamos el siguiente resumen que te ayudará a visualizar cual es el más conveniente para tu organización.

	Modelo Evaluacion 90°	Modelo Evaluacion 360°
Tipo de Estructura	Funcionan solo en organizaciones jerárquicas	Funcionan para organizaciones con diseño funcional, jerárquico, mixto y matricial.
Tipo Industria	Más bien en organizaciones tradicionales	Este modelo de evaluación es ideal para las organizaciones de servicios, y tecnología, por el tipo de competencias y enfoque estratégico, aunque también funcionan perfectamente en organizaciones donde se fabrican y comercializan productos y servicios.
Gestión de la Información	Se requieren bases de datos con el menor nivel de complejidad, ya que solo se necesitan datos de los colaboradores con sus Jefes o evaluadores.	Se requieren bases de datos complejas, debido a los distintos participantes que se involucran (jefatura, cliente interno, par, etc) que muchas veces no están sistematizadas (ej: clientes internos)
Ciclo de evaluación	Se puede implementar y aplicar en un lapso muy corto	Por su complejidad en el diseño y la aplicación es el que requiere un lapso más largo.
Costo	Implica una menor inversión en herramientas para medición, capacitación, comunicación y gestión.	Se requiere invertir en una herramienta automatizada de medición, implica un despliegue mayor de capacitación y preparación de los involucrados, así como comunicación y gestión.
Gestión de confidencialidad	Todos saben quién los evalúa, solo se resguarda el resultado individual del evaluado.	Se debe resguardar la confidencialidad de la evaluación de los pares, subordinados, y clientes internos y se debe comunicar el anonimato, así como gestionar que esta información no quede al descubierto en los informes.
Gestión de RRHH	Demanda la menor estructura de RRHH dependiendo del tamaño de la organización.	Requiere de una estructura de Recursos Humanos mucho más amplia que soporte todo el proceso, en sus distintas etapas.

3. Cómo relacionar Evaluación de Desempeño y Logro de Objetivos

Evaluación de Desempeño

Si en tu organización nunca han evaluado desempeño, estos 8 pasos te van a orientar para que logres tener un proceso efectivo, eficiente y aceptado por todos:

Asegúrate de que todos conozcan la estrategia de la organización.
Garantiza el diseño de objetivos y de su bajada a toda la organización.
Diseña un modelo de competencias que apalanque el logro de los objetivos y en consecuencia de la estrategia.
Socializa y difunde el modelo de competencias.
Diseña el modelo de evaluación, adaptado a la realidad de la organización.
Capacita a todos los involucrados, en el modelo de evaluación para que conozcan perfectamente como funciona y sea confiable.
Realiza pruebas piloto, analiza cómo funciona, recopila las experiencias y haz los ajustes necesarios antes de la salida en vivo a toda la organización.
Estandariza el proceso, documéntalo para que sea sostenible y se pueda mejorar en el tiempo.

Objetivos

Dentro de la definición de objetivos y dejando a un lado la parte teórica, te dejamos acá los factores mas relevantes en la construcción de objetivos:

Nuestros objetivos deben alineados con la estrategia, y debemos conocer el impacto del área en el resultado de la organización.
Los objetivos de las personas deben estar vinculados a los del supervisor.
Los objetivos deben ser conocidos por todos y haberse traducido en acciones concretas para cada cargo.
Se recomienda asignar máximo 6 objetivos por persona.
Los objetivos deben ser acordados con los supervisados y además deben plantearse cómo se pueden lograr.
Deben ser SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y definidos en un plazo de tiempo.

4. Establecimiento de Competencias y Conductas

El modelo de competencias debe estar alineado con la estrategia.

Todos deben conocer las competencias y recibir constantemente entrenamiento en el modelo.

Debe existir formación continua para los líderes en el modelo a fin de que tengan calibrados los niveles o conductas de las competencias.

Definir si solo evaluaremos desempeño por cumplimiento de objetivos.

Podemos evaluar conductas que se desean observar en los colaboradores para medir el qué y cómo estamos haciendo las cosas.

El modelo de conductas debe ser el paso que antecede a la implementación de un modelo de competencias.

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5. Logra mayor participación en tu Evaluación de Desempeño

Lograr una participación del 100% debe ser la meta de todo proceso de evaluación, ya que nadie debe quedar sin ser evaluado y todos a los que corresponda deben participar desde su rol en la evaluación.

¿Que Podemos Hacer?

a. Apóyate en actores clave como gerentes, supervisores o personas que ejerzan mucha influencia, reúnelos y que ayuden a difundir el mensaje.

b. Construye indicadores detallados y en tiempo real que te permitan medir cómo va el proceso en cada una de las áreas y segmentos de la organización, ejemplo de indicadores:

- Porcentajes de supervisores que han completado la evaluación.

- Porcentaje de evaluaciones de cliente interno completadas.

c. Apóyate en la tecnología, ocupando una plataforma de evaluación que te permita automatizar: los correos de invitación, recordatorios, mensajes de reforzamiento. En nuestra plataforma podrás enviar correos de forma automatizada.

d. Evalúa la participación de los líderes y cerrar el ciclo, es decir, dentro de las competencias u objetivos de quienes ejercen el rol de liderazgo, se debe enlazar el cumplimiento de la evaluación del desempeño, sobre todo si se encuentran en etapa de implementación.

e. Refuerza o reconoce la participación:

- Felicita a las áreas que mejor lo han hecho.

- Motiva al resto de la organización a llegar al nuevo estándar.

- Implementa las mejores prácticas de quienes lo hicieron mejor.

6. Evita errores en tu Evaluación de Desempeño

Clasificamos los errores de evaluación de desempeño dentro del punto de vista de la organización y del evaluador, a continuación te contamos los errores a evitar.

Errores relacionados con la organización

a. Desvinculación del sistema de evaluación con la cultura organizacional: Falta de orientación estratégica.

b. Competencias y objetivos evaluados que no apoyan el crecimiento ni la excelencia organizacional.

c. Dificultad para traducir los objetivos en acciones:

- Objetivos muy complejos que dificultan su operacionalización.

- Objetivos no socializados e impuestos unilateralmente.

- Objetivos mal definidos

d. Alta de seguimiento de parte de Recursos Humanos: No cerrar el ciclo completo de evaluación lo que se traduce en: personas sin evaluar y sin retroalimentar.

e. No acompañar a los lideres en el proceso de gestión: No facilitar las herramientas para elevar el nivel del desempeño (capacitación, coaching, rotación de puestos de trabajo).

f. Competencias o conductas mal definidas, falta de estandarización del proceso.

g. Proceso de evaluación muy complejo: Exceso de burocracia.

h. Software de desempeño poco flexible y que no acompaña la gestión de la información

i. Evaluadores no capacitados en el proceso de evaluación.

j. Enfoque solo en la evaluación y no en la gestión del desempeño: “El fin en si mismo no es la evaluación, es gestionar el desempeño.”

k. Desconexión de los resultados de la evaluación con incentivos:

- Falta de recursos para asignar incentivos por desempeño.

- Creencia de que los incentivos deben ser únicamente monetarios.

Errores relacionados con el evaluador

a. Ser subjetivos en las evaluaciones, no aplicar correctamente los conceptos definidos en el diccionario de competencias y conductas realmente observadas en las personas.

b. Privilegiar la amistad y el favoritismo.

c. Enfocarse en el desempeño más reciente. ¿Cómo resolverlo? registra de los eventos más relevantes del desempeño durante todo el período.

d. La procrastinación: Dejar todas las evaluaciones para el final, lo que ocasiona pérdida de calidad de la evaluación.

e. Efecto Halo, es decir, exagerar acerca de las destrezas, capacidad, o atributos de las personas debido a un sesgo por la percepción de otros atributos observados.

f. Retroalimentación mal ejecutada o falta de ella:

- Enfocarse solo en lo negativo

- No ser asertivos.

- Temor a generar conflictos.

- No tener firmeza.

- No retroalimentar.