¿Cómo se hace evaluación de desempeño laboral? 9 pasos imprescindibles

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Son muchas las razones para realizar este tipo de evaluaciones profesionales. Sin embargo, es normal tener ciertas dudas sobre su diseño. Por lo que te mostraremos cómo se hace una evaluación de desempeño laboral correctamente.

 

Si bien es cierto que hacer una evaluación de rendimiento profesional es bastante recomendado, debe ser diseñado y aplicado por especialistas. Sin embargo, tener un software de evaluación de desempeño es un gran recurso, que facilita considerablemente el proceso.

 

En este artículo te mostraremos cómo se hace una evaluación de desempeño laboral que contenga los ítems adecuados tomando en consideración las características de tu organización.

 

Resulta vital que el diseño de la evaluación esté orientada a emitir un criterio objetivo, por lo que es importante que se estructure en base a las características de los trabajadores en sus diversos roles.

Influencia de la organización en el diseño de la evaluación

 

Diseñar un proceso de evaluación del desempeño no es una tarea sencilla, requiere de un esfuerzo conjunto tanto de los niveles estratégicos como de los más operativos, pero sobre todo del compromiso de la alta dirección de la organización, así como de las gerencias de primer nivel.

 

Mucho se ha hablado de las mejores prácticas para desarrollar un proceso de evaluación de desempeño, acá te contamos cuáles son los 9 pasos que debes seguir para diseñar de forma exitosa una evaluación de desempeño y cómo gestionar correctamente el proceso para que saques el mayor provecho de esta poderosa herramienta.

 

¿Por qué evaluar el desempeño de tus trabajadores?

 

Uno de los beneficios de evaluar el rendimiento de tus trabajadores es la facilidad para tomar decisiones que mejoren el clima laboral. De hecho, este tipo de análisis profesionales permiten definir programas de capacitación asertivos.

 

Además, una evaluación de desempeño ayuda a identificar debilidades en la dinámica de trabajo. Todo esto con la intención de coordinar soluciones que permitan a los trabajadores hacer uso de todo su potencial.

 

Pero, lo más importante es su influencia en la conformación de mejoras en la cooperación y en las relaciones interpersonales dentro de la organización. Así como fijar las funciones entre los diversos profesionales y resaltar su compromiso en torno a las mismas.

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Pasos para hacer una evaluación de desempeño

 

Realizar un formato de evaluación de desempeño no siempre es sencillo, en ocasiones puede ser realmente retador. Sin embargo, una manera de alcanzar los objetivos propuestos en el diseño es siguiendo una metodología.

 

Para ello es necesario conocer los tipos de evaluación de desempeño y elegir la que resulte mejor según la dinámica de la organización. A continuación, te mostraremos algunos pasos relevantes sobre cómo se hace una evaluación profesional.

 

1. Asegúrate de que todos conozcan la estrategia de la organización:

 

El sistema de evaluación de desempeño debe plasmar la identidad de la organización. Ya que esto tiene relación con el perfil profesional que es valorado dentro de la compañía.

 

Debe existir una buena conexión entre lo que transmite la organización y el clima laboral dentro de la misma. Promocionar a los trabajadores todo el concepto de identidad corporativa les permite comprender su rol e influye en su compromiso profesional.

 

Es recomendado que los valores profesionales no sean más de 6 de esta manera los trabajadores podrán valorar toda la información de una manera mucho más cómoda, lo cual agiliza el proceso evaluativo.

 

La estrategia se socializa en muchas ocasiones a través de la misión, visión, objetivos, políticas y valores, entre otros elementos. Es importante que para lograr la alineación estratégica, todos conozcan estas importantísimas declaraciones que hace la empresa para definir su rumbo.

 

2. Garantiza el diseño de objetivos y de su bajada a toda la organización:

 

El diseño de la evaluación de desempeño debe ser claro, de esta manera las respuestas serán mucho más acercadas a la realidad del trabajador. Es indispensable despejar cualquier tipo de duda para que una confusión no intervenga en los resultados adquiridos.

 

También es recomendado que la prueba esté estructurada en función del puesto de trabajo. Resulta mucho mejor realizarlo por cada departamento para que los ítems de evaluación sean proporcionales a las funciones de los trabajadores.

 

Por ejemplo, si vas a identificar el rendimiento en el departamento de contabilidad, debes tomar en cuenta la cantidad de trabajadores, las funciones a desarrollar y en base a esto cuantificar el resultado de su gestión. También puedes crear una evaluación de desempeño en teletrabajo, de hecho es una iniciativa de gran valor para mejorar la dinámica profesional.

 

Sea cual sea el modelo de objetivos que se utiliza en tu organización SMART, OKR, etc., lo más importante es que estén alineados y apuntando a la estrategia, que sean desafiantes, alcanzables, entendibles y conocidos por todos.

 

De forma tal, que se traduzcan en acciones concretas para cada persona. La declaración de los objetivos debe ser entendible por todos y debe estar visible, tanto su estado actual, como la meta a alcanzar, para que todos internalicen el progreso y el objetivo a lograr.

 

3. Diseña un modelo de competencias o conductas que apalanque el logro de los objetivos y en consecuencia de la estrategia:

 

Muchos profesionales al preguntarse cómo se hace una evaluación de desempeño laboral se centran en determinar el cumplimiento de las funciones del trabajador. Si bien esto es muy importante, no es el único criterio que forma parte de la evaluación.

 

También debes tomar en cuenta los valores profesionales. Además, esto te puede dar una idea sobre la motivación y visión de un trabajador con respecto a la dinámica de trabajo.

 

Es importante crear un balance en la evaluación profesional entre conocer el desempeño a nivel de competencias profesionales, como en el análisis de las aptitudes. La responsabilidad, puntualidad y resolución asertiva de inconvenientes son pilares de gran relevancia, los cuales influyen en la productividad.

 

Tengas o no tengas competencias definidas puedes evaluar conductas e incluso valores, los cuales nos indican cómo las personas logran sus objetivos y cómo se desempeñan en el día a día. Tener un modelo de competencias o conductas diseñado y establecido, es muy importante para modelar el comportamiento y orientación al logro de todos los equipos que conforman la organización, porque además permiten establecer estilos de comunicación, de liderazgo, de relaciones y en el fondo van forjando la cultura organizacional.

 

Se recomienda integrar la mirada de la alta dirección y validar con las gerencias, las conductas o competencias definidas, con el propósito de que aporten desde su área o especialidad elementos que ayuden a afinar el enfoque estratégico del modelo adoptado.

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4. Socializa y difunde el modelo de competencias:

 

Un buen sistema de evaluación de desempeño proyecta cordialidad, no debe crear un panorama tenso o crítico. Los trabajadores deben comprender que este tipo de actividades les aportan diversos beneficios.

 

Por lo que es importante responder todas las dudas que tengan los trabajadores en relación a la evaluación de desempeño laboral. Siempre emitiendo información de manera clara para favorecer el entendimiento grupal.

Es importante comunicar que este tipo de evaluaciones no solo ayudan a identificar fallas a nivel individual, sino que favorecen en el establecimiento de mejores medidas respecto a políticas salariales y a la toma de decisiones en compensación del buen rendimiento profesional. Sin embargo, la explicación debe ser objetiva, resaltando el impacto de la evaluación de desempeño en términos generales.

 

Sea o no sea un modelo de competencias, lo que te permite evaluar las conductas debe estar lo suficientemente socializado e internalizado por todos, para que entiendan qué se espera de su comportamiento con cada conducta diseñada y cada nivel definido.

 

Deben redactarse en un lenguaje claro y entendible por todos, sin ambigüedades, con tal de que se logre la total comprensión de las conductas que deben demostrar en su quehacer diario y qué cosas deben hacer para mejorar y avanzar a un mejor nivel de desempeño.

 

5. Elije una herramienta tecnológica que soporte todo el proceso:

 

Una eficiente forma de ayudar en el área de Recursos Humanos es ofreciendo un software de desempeño laboral. ¿Qué es esto? Es una herramienta tecnológica que favorece tanto en el diseño como en el posterior seguimiento del proceso.

 

Dentro de los beneficios de este tipo de recursos corporativos destaca el ahorro del tiempo. Llevar a cabo una evaluación de rendimiento en los trabajadores puede ser complicado si no se estructura de manera correcta.

 

Además, con un software es mucho más fácil acceder a un análisis de los resultados. Se trata de un excelente complemento para los especialistas en psicología organizacional o de RRHH.

 

Contar con el respaldo de una potente herramienta tecnológica en las evaluaciones de desempeño es fundamental para sostener en el tiempo el proceso, así como para gestionar las evaluaciones.

 

Debes buscar una herramienta que te entregue reportería en vivo, que esté al alcance de quienes lo necesiten para monitorear tanto el proceso como los resultados, pudiendo acceder a un histórico de desempeño, con informes y registros fácilmente visibles para que todos puedan hacer una gestión eficiente de los resultados.

 

La plataforma que elijas para gestionar y monitorear tus procesos de evaluación de desempeño, debe permitir la flexibilidad necesaria para que se ejecuten todas las evaluaciones de desempeño que necesites, sin límites y que las configuración de la misma, permita adaptarse a tus procesos, conforme vaya evolucionando en el tiempo tu proceso de evaluación.

 

6. Diseña el modelo de evaluación, adaptado a la realidad de la organización:

 

Debes tomar en cuenta las prioridades de la organización, algunos priorizan la agilidad en el trabajo y la completamiento de las tareas en menos tiempo. Mientras que en otras organizaciones la prioridad es contribuir con ideas novedosas, en donde se valora la creatividad y motivación al logro.

 

Cada organización es diferente o al menos cuentan con ciertas particularidades. Por lo que es fundamental que tu evaluación de desempeño laboral refleje esto. Evita que su estructura contenga elementos para la medición de aspectos de poco provecho para tu compañía.

 

Es importante que la prueba sea concisa para que muestre la realidad de los trabajadores y los protocolos profesionales. Puedes ayudarte con algún ejemplo de sistema de evaluación de desempeño, pero en general es propicio que realices tu propio diseño.

 

Cada empresa es un conjunto de iteraciones, procesos, cultura, estilo de liderazgo, servicios, diferentes, por eso no debes copiar modelos de evaluación de otras organizaciones; Crea el tuyo propio, partiendo desde algo sencillo y una vez que comience a andar, lo puedes ir perfeccionando y complejizando, con el objetivo de que la adopción interna sea exitosa y disminuyas la resistencia al cambio.

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7. Capacita a todos los involucrados en el modelo de evaluación para que conozcan perfectamente como funciona y todo sea transparente y confiable:

 

Es importante combatir cualquier estigmatización sobre la evaluación impartida entre tus trabajadores. Quienes tengan una opinión contraria a lo que supone este tipo de herramientas, puede ser educado. Pero estas orientaciones siempre deben manifestarse en un clima de respeto y entendimiento.

 

Quienes se encargan de impartir las pruebas deben ofrecer las instrucciones apropiadas para que el desarrollo de la evaluación sea lo más directo y fluido posible.

 

Es fundamental que una vez que ya tengas todo definido y que el modelo haya sido aprobado por alta gerencia, comuniques por todos los medios disponibles, el modelo, el proceso, los resultados que se esperan lograr, cómo se procesará la información, como se realizará la entrega de resultados, etc., Todo aquello que consideres relevante para que quienes forman parte de tu organización se debe comunicar, velando por que sea y se perciba como un proceso transparente y se resistan lo menos posible a una evaluación.

 

8. Realiza pruebas piloto, analiza como funciona, recopila las experiencias y haz los ajustes necesarios antes de la salida en vivo a toda la organización:

 

Esta recomendación es apropiada únicamente si vas a aplicarlo en un área más reducida entre tus trabajadores. Te permitirá comprobar si hay algún aspecto de la prueba de rendimiento profesional que convenga ser mejorado.

Sin embargo, si utilizas una plataforma de evaluación de desempeño podrás realizar pruebas de manera mucho más rápida. Ya que tendrás acceso a una configuración mucho más amplia y fácil de desarrollar.

 

No es aconsejado realizar una prueba de este tipo sin estar seguros al 100% de que ofrecerá la fluidez y objetividad necesarias. Adaptar un modelo específico como la evaluación de desempeño 360 tiene beneficios porque ayuda a coordinar el diseño teniendo una base con la cual comparar.

 

Sin embargo, cada organización tiene sus propios enfoques, por lo que debes personalizar tu diseño en función de aquello que realmente quieres conocer de tus trabajadores.

 

Probar con un departamento pequeño o un grupo de personas, es esencial para que puedas visualizar las oportunidades de mejora más importantes de ajustar antes de la salida en vivo con toda la organización, de esta forma, conocerás con un grupo de control como será la reacción del resto de la organización ante el proceso.

 

9. Estandariza el proceso, documéntalo para que sea sostenible y se pueda mejorar en el tiempo:

 

Tener un programa especializado para crear este tipo de pruebas te ayudará a despejar muchísimo dudas sobre cómo se hace una evaluación de desempeño laboral. Sobre todo porque te ofrece un soporte con el cual podrás guardar el progreso en el diseño de la prueba. Asimismo, esto te ayudará a acceder a la misma en el futuro para emitir cambios que consideres pertinentes, o para dirigir la prueba hacia un objetivo en concreto de ser necesario.

 

Estandarizar significa documentar para que a futuro, cuando quieras repetir el proceso, el comportamiento sea lo más parecido posible. Para ello debes contar con procedimientos, instructivos e incluso manuales, que además te permitirán homologar criterios, controles, registros y las mejores prácticas para asegurar su repetibilidad bajo los mismos parámetros de calidad y de trazabilidad.

Otros aspectos importantes y conclusiones del tema

 

Es recomendado que establezcas una periodicidad en la aplicación de la evaluación de desempeño. De esta manera podrás lograr que tus trabajadores comprendan la importancia de este tipo de pruebas y acepten su integración de una manera mucho más cómoda.

 

Si se trata de un proceso rutinario, los trabajadores tendrán una mayor participación. Si tu núcleo profesional es pequeño puedes aplicar este tipo de pruebas una vez al mes. Mientras que si tienes una plantilla de trabajadores muy amplia puedes aplicarlas cada tres meses. Pero la periodicidad en general es bastante importante.

 

No olvides contratar a especialistas que puedan trabajar en el diseño de un formato de evaluación de desempeño de una manera íntegra y totalmente competente para conseguir buenos resultados.

 

Si lograste seguir todos estos pasos y además los adaptaste a lo que tu organización necesita, tienes gran parte del éxito asegurado con tu proceso de evaluación de desempeño. En KPI Estudios ponemos a tu disposición la primera plataforma de evaluación de desempeño 100% flexible y auto configurable, con el costo más atractivo del mercado, para que puedas gestionar de la forma más eficiente tu proceso de evaluación y lo puedas reproducir de manera ilimitada.

 

Equipo KPI!

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