¿Cómo escoger el mejor sistema de evaluación de desempeño?

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Aprovechar los beneficios que reporta un sistema de evaluación de desempeño contribuye al crecimiento de cualquier organización. Para ello es necesario contar con un software o plataforma especializada que permita implementar el método de evaluación.

 

Ahora bien, si nunca antes has utilizado uno, pero quieres hacerlo por el bien de tu negocio, aprende a elegirlo. Aquí te mostramos en qué características te conviene fijarte para elegir el ideal. Por otra parte, si no te has decidido a usar esta clase de herramienta automatizada, conoce por qué es necesaria.

 

 

¿Qué buscar en un sistema de evaluación de desempeño?

 

Si estás consciente de lo que logra un software destinado a facilitar y agilizar la gestión del desempeño, seguro quieres uno. Tal como existen diferentes estrategias para evaluar el desempeño por competencias y así ver el desarrollo de cada trabajador, se han creado diversos programas que cumplen esta misma función que son más sofisticados y arrojan resultados fiables.

 

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Anteriormente solo las compañías grandes podían invertir en estos prácticos sistemas, porque eran costosos y complicados de implementar. Ahora, independientemente del tamaño de tu empresa y el sector al que pertenezca, puedes acceder a programas rentables, ágiles, potentes y fáciles de usar.

 

Claro, no todos ofrecen el mismo nivel de calidad y hay muchas opciones disponibles. Recuerda que la decisión que tomes influirá en la obtención de buenos resultados al implementarlo y utilizarlo. Por lo tanto, es bueno que prestes atención a los siguientes puntos para que no falten en tu elección.

 

En vista de lo anterior, te mostraremos algunos elementos importantes que permitirán hacer una buena elección de un sistema de evaluación de desempeño, acorde a las necesidades de la empresa:

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1. Plataforma especializada

 

Hay herramientas generalistas que se diseñaron principalmente para realizar procesos de pago de nómina. Por consiguiente, estas no permiten mucha flexibilidad al tratar de emplearlas con el objetivo de evaluar el desempeño.

 

No permiten abordar este reto con la profundidad necesaria debido a que esta clase de análisis requieren de muchos detalles. Por ejemplo, para generar automáticamente una evaluación 360º, u otro tipo de metodología, debe considerarse la relación entre evaluadores y evaluados. Esto involucra a supervisores, subordinados, clientes y colegas.

 

Por ello, el sistema debe poder incluirlos y hasta permitir modificar dichos roles en el procedimiento, si se requiere. Solo un software especialmente desarrollado para evaluaciones de desempeño, como el que te ofrecemos en KPI, podrá ejecutar todos los procesos debidos.

 

 

2. Implementación rápida

 

El sistema de evaluación de desempeño no será muy útil si tarda mucho en ser implementado, para iniciar a usarlo. Eso se debe a que no se le sacará provecho prontamente, sino que absorberá recursos y tiempo. A fin de evitar que eso suceda, la plataforma que elijas debe caracterizarse por ser intuitiva.

 

Si es un software de calidad, tendrás la oportunidad de configurar todo lo que necesites en solo 1 día. Claro, eso será posible siempre y cuando tengas claro el proceso de evaluación para el cumplimiento de los objetivos.

 

No tienes por qué pasar meses, ni siquiera semanas, ajustando la herramienta para que funcione en tu compañía. Solo debes asegurarte de escoger un aliado con un diseño práctico, que ejecute su trabajo lo más pronto posible.

 

 

3. Uso fácil

 

Un sistema de evaluación de desempeño debe ser muy fácil de manejar, aun sin contar con alguna capacitación especial. Todo lo contrario a los que se usaba hace unos años atrás, los cuales solo ingenieros en informática podían manejar.

 

Eso sucedía porque no era tan sencillo adaptar estos sistemas tradicionales a lo que cada empresa requería o necesitaba. Sin embargo, si eliges bien cuál de las plataformas actuales usará tu empresa, no tendrás ese problema.

 

Cualquier profesional del departamento de recursos humanos podría ser capaz de lanzar, configurar y hacerle seguimiento a ese programa. No basta con que confirmes que su puesta en marcha sea simple, también ha de serlo su uso.

 

Así tus empleados no deberían tener que recibir capacitación con el propósito de crear una interacción con el software. La clave está en que este se centre en las personas y se caracterice por ser amigable, confiable y ágil.

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4. Equipo experto de soporte

 

A fin de contar con un buen sistema de evaluación de desempeño por competencias, necesitas un equipo experto de soporte. No debes simplemente escoger un software basándote en sus características, este también debe estar respaldado por profesionales con una sólida experiencia.

 

De ese modo, ellos contribuirán a que conozcas las diferentes funciones que posee el software y aprendas cómo sacarles provecho. Eso lo lograrán mediante la proporción de recomendaciones o consejos que llevarán a otro nivel tu gestión del talento.

 

La idea es que estos estén familiarizados a la perfección con todas las particularidades involucradas en evaluaciones laborales. Solo así tendrán la capacidad de brindarte orientación y soporte apropiados cuando lo necesites, al emplear su programa.

 

 

5. Transparencia

 

Nadie niega que la tecnología empleada por los proveedores de software es vital al seleccionar sistema de evaluación de desempeño. Pero ¿qué hay de su filosofía? Igualmente, esta es importante si quieres realizar un contrato seguro y transparente, sin llevarte desagradables sorpresas después.

 

Así que opta por las opciones que te dan pruebas de su servicio, y no una simple presentación comercial. Por ejemplo, podrían ofrecerte una prueba con demo operativa gratis. De esa forma, te mostrarán un adelanto de lo que podrás lograr usando una versión completa del programa.

 

A pesar de que no podrás imprimir o guardar el trabajo de la prueba, usar el prototipo te orientará. Pues ya sabrás, al menos de manera general, cómo funciona el software y si se adapta a lo que necesitas. Nada de especificaciones opacas, lo mejor es apostar por la transparencia total.

 

 

6. Disponibilidad y seguridad

 

Las tecnologías que incluyen almacenamiento en Cloud, o la nube, pueden hacerte mucho más fácil el acceso. Gracias a ello, independientemente de en qué parte del mundo se esté, será posible usar el sistema de evaluación de desempeño.

 

Esto es especialmente ventajoso para medir, a nivel individual, el desempeño basado en la labor de trabajadores en distintas ubicaciones. Aunque muchos software otorgan esa facilidad, considera los distintos horarios en los que está disponible el equipo de soporte.

 

Esto es importante ya que, la herramienta que busques, debe asegurarte asistencia personalizada para tu zona horaria nacional. Así mismo, otro aspecto fundamental es la seguridad que brinde el programa en cuanto a los datos de los empleados.

 

El sistema de evaluación de desempeño que elijas tiene que ocuparse de guardar la información y protegerla, manteniéndola confidencial. Recuerda que tu personal de trabajo es el activo de mayor valor y es tu deber cuidarlos. Por lo tanto, el software ha de brindar seguridad técnica, física y organizacional.

 

 

7. Personalización con libertad y autonomía

 

Uno de los aspectos más influyentes, en la escogencia del sistema de evaluación de desempeño, es la adaptabilidad. Pues este ha de ser lo suficientemente personalizable para que cubra cada una de las necesidades de tu empresa.

 

También debe abarcar los distintos tipos de valoraciones que han de hacerse en cada departamento, o las evaluaciones de determinados roles. De la misma manera, es esencial que ofrezca la posibilidad de examinar diferentes aspectos cualitativos.

 

Eso incluye las habilidades, las competencias, los conocimientos, las fortalezas y debilidades. Solo con un nivel alto de flexibilidad la herramienta te permitirá la implementación de los cambios que quieras.

 

Seguro sabes que estos son indispensables para el avance o la evolución de tu empresa. Igual, opta por uno con el cual puedas establecer la configuración de las escalas de valoración.

 

Eso te dará acceso a la variedad de opciones disponibles: selectores numéricos, escalas gráficas, con grados descriptivos y mucho más. Aparte, corrobora que la plataforma garantiza la autonomía que incrementará la agilidad, rapidez y rentabilidad de tu compañía.

 

 

8. Informes a tiempo real y autorización de descarga

 

Optar por la elección de un sistema de evaluación de desempeño, que brinde informes a tiempo real, es una excelente decisión. Los informes no solo se necesitan cada cierto tiempo, lo mejor es tenerlos al alcance en cualquier momento.

 

Al disponer de estos prontamente, los jefes y los empleados les sacarán un mayor provecho. Claro, solo sí se basan en estos con el propósito de producir un feedback o una retroalimentación beneficiosa.

 

Por otra parte, es recomendable confirmar que el proveedor del software concuerde con una relación libre. Es decir, una que permita la posesión de los datos para consultarlos, descargarlos y exportarlos en cualquier instante que se desee.

 

Debe ser posible efectuar las descargas por medio del formato PDF, gráficos visuales o Excel. Así no se correrá el peligro de perder la información si se quiere cambiar de un software a otro. En cuyo caso la permanencia con el proveedor no será por obligación, sino por satisfacción.

 

 

9. Trazabilidad

 

Saber la mejora que ha tenido o le ha faltado tener a un empleado es importante en una compañía. Sin embargo, esto no es posible si el sistema no detalla el rendimiento anterior, comparado con el de la actualidad.

 

Tampoco se podrá conocer si no reúne todo el historial de evaluaciones que se han llevado a cabo con cada trabajador. Esos reportes precisos y dinámicos, que revelan la trazabilidad del desempeño a nivel individual, contribuyen a tomar decisiones más asertivas.

 

Debido a ello, es fundamental escoger una plataforma que indique esos detalles ampliamente, sin retrasos ni complicaciones. De ese modo, los análisis serán más precisos y, sin perder la objetividad, guiarán los planes de carrera y acciones corporativas.

 

 

10. Buenas referencias

 

Las buenas referencias son un aval relevante para hallar una herramienta de evaluación. Para conocerlas, debes tomar en cuenta los puntos de vista de los clientes internos que han emitido su opinión. Investiga qué empresas han trabajado con el sistema que piensas emplear y cómo ha sido su experiencia.

 

Los testimonios de organizaciones conocidas aumentan la confiabilidad. Igual, averiguar los casos que tuvieron éxito, empleando determinado programa, es otra de las opciones que tienes. Pero asegúrate de buscar también opiniones emitidas por clientes que revelen las fallas de estos software.

 

Una sugerencia práctica que deberías seguir, si quieres ver esa clase de comentarios, es consultar las críticas en Google. Entre esas suelen estar las reseñas más sinceras y orientadoras, dadas por verdaderos usuarios que pertenecen a distintos sectores organizacionales.

 

 

¿Por qué elegir un sistema automatizado para evaluar el desempeño laboral?

 

Un sistema de evaluación del desempeño sed sirve para promover la superación en una empresa. Este refleja sus fortalezas y debilidades, con el propósito de exaltar las primeras y corregir las segundas. Por ello, estas herramientas contribuyen a la realización de valoraciones de programas presupuestarios.

 

Todo eso gracias al conjunto de elementos de carácter metodológico y tecnológico que las componen. Existen varias razones por las cuales contratar un proveedor de estos software se ha convertido en una necesidad empresarial.

 

Conocer cuáles son los beneficios que reporta te ayudará a comprender por qué es indispensable implementarlo en tu negocio. Al mismo tiempo, influirá en que percibas la importancia de pensarlo bien antes de optar por uno u otro. Eso te llevará a tomar en cuenta todos los puntos antes visto para elegir.

 

 

Ahorra tiempo para RRHH

 

El tiempo es algo muy valioso para cualquier empresa que desee alcanzar un grado de cumplimiento de objetivos y metas. Por ello, resulta útil que un sistema de evaluación de desempeño permita que el profesional de RRHH no desperdicie su tiempo.

 

Eso lo consigue al lograr que no se vea envuelto en envíos de encuestas y copia de datos usando Excel. Ese medio que ni siquiera serviría para realizar evaluaciones de 360 grados.

Pues con solo 2 empleados se requerirían 4 encuestas en total: 2 para autoevaluación y 1 para cada uno, con el fin de evaluar al otro.

 

Un software sí puede ser empleado para esa y todo tipo de evaluaciones de desempeño. De esa forma, ayuda al departamento a concentrarse más en los empleados y menos en asuntos burocráticos sin valor.

 

 

Genera un impacto positivo y minimiza los riesgos de cometer errores

 

Una de las ventajas que ofrece el sistema de evaluación de desempeño es presentar una imagen favorable. Observar a una empresa con los recursos suficientes, como para invertir en herramientas modernas, genera un impacto positivo.

 

Todas las corporaciones necesitan adaptarse a las tecnologías actuales y eficientes, si quieren permanecer en el mercado. Por otra parte, al implantar el sistema, se reducen los riesgos de cometer errores humanos.

 

Es muy probable que se presenten las fallas al tratar de realizar una serie de cálculos continuos elaborados a mano. Eso se debe a que esta tarea se hace tediosa y es propensa a las equivocaciones, por su complejidad al exigir exactitud total.

 

Tristemente, si en esta labor hay errores, se vería afectada la confianza de los empleados en el proceso. Hasta existe el peligro de que la credibilidad quede dañada.

 

 

Implica la ayuda de profesionales y facilita el seguimiento del proceso

 

Detrás de estas herramientas, existe una gran cantidad de profesionales con mucha experiencia para contribuir a su funcionamiento. Ellos cuentan con la capacitación y los conocimientos debidos para ayudar a que sea todo un éxito usarlas.

 

Al haber trabajado con proyectos similares, estos pueden hacer eso y aclarar dudas. Además, con los programas automatizados es muy fácil lograr que las evaluaciones sean un proceso continuo.

 

Eso se debe a que no hay que realizar las cosas de forma manual, usando Excel o papel. Así que, con el uso de esas tecnologías tan eficaces, el procedimiento será apropiadamente supervisado.

 

 

Reduce el desperdicio de tiempo de empleados

 

Un buen sistema de evaluación de desempeño también ahorra el tiempo de los empleados, al no obligarlos a estar usando programas anticuados.

 

Por ejemplo, evitan estar abriendo, guardando o enviando documentos Excel, que ya no resultan tan prácticos. Afortunadamente, crear un sistema automatizado, adaptado al funcionamiento de la empresa, es muy propicio para minimizar pérdidas y ganar tiempo.

 

 

Garantiza una seguridad confiable

Un sistema de evaluación de desempeño incluye el manejo de ciertos datos personales. Llevar este tipo de registros de manera manual pudiera exponerlos a pérdida o extravío. Ahora mover ficheros y trabajar con papeles resulta muy inseguro, y no produce confianza en cuanto al proceso.

 

Por el contrario, el sistema de evaluación de desempeño automatizado genera mayor confiabilidad y ayuda en el departamento RRHH. Eso lo consigue al asegurar la calidad en el guardado de datos y la integridad de estos.

 

Aparte, esta clase de almacenamiento hace posible una gestión más práctica, ágil y óptima de la información. Eso incide en que se realicen mejores planes de acción basado en resultados arrojados por el software.

 

 

Reduce los costos

 

El uso del sistema de evaluación de desempeño correcto es mucho más económico. Esto queda claro al compararlo con los costos que implica mantener un sistema manual.

 

No se requieren largas horas haciendo cálculos o procesando mucha información, aun cuando son procesos complejos. Tampoco será necesario gastar tiempo de empleados, ni dinero, en la lentitud de los métodos tradicionales.

 

Así estos podrán ser utilizados de mejor manera en otras tareas importantes en las que sí se requiere su participación. De esa forma, se minimizarán los costos en los pagos hechos por la labor de los trabajadores.

 

Sin duda, conseguir esa clase de ahorro financiero sin perjudicar la eficiencia y calidad, es todo un triunfo. Por fortuna, un sistema de evaluación de desempeño automatizado incluso incrementa dichos valores.

 

 

 

 

Equipo KPI!

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