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TRACSA CAT

Reinventando la Gestión del Desempeño para una Organización en Crecimiento Acelerado

Datos clave

Industria: Distribución de maquinaria y equipo industrial en representación de Caterpillar.

Sede principal: Guadalajara, Jalisco, México

Alcance: Parte de Grupo TRACSA, con más de 3,600 empleados en 13 sucursales en México, además de operaciones en Guatemala y Belice.

Antecedentes de la empresa

Fundada en 1974 como distribuidor autorizado de Caterpillar®, TRACSA ha evolucionado hasta convertirse en un líder del sector de maquinaria y equipo industrial. Su expansión acelerada—impulsada por 13 sucursales y una gran plantilla de empleados—ha sido clave para su éxito continuo en los sectores de construcción, agricultura, minería y logística.

El desafío

El rápido crecimiento de TRACSA generó múltiples desafíos en la medición y gestión del desempeño:

Falta de procesos estructurados: No existía un sistema de gestión del desempeño que pudiera escalar junto con el crecimiento de la empresa.

Definición de indicadores y competencias claros: Se necesitaba un modelo de evaluación que capturara con precisión las competencias requeridas en cada rol, evitando complejidad innecesaria.

Centralización y unificación de datos: La dispersión de información en múltiples sistemas dificultaba el análisis y seguimiento de los resultados.

Baja adopción interna y resistencia al cambio: La introducción de nuevos procesos de evaluación podía generar incertidumbre y falta de participación entre los colaboradores.

Integración tecnológica en entornos tradicionales: Adaptar nuevas plataformas a una empresa con sistemas heredados suponía un reto importante.

Escalabilidad y flexibilidad del sistema: La solución debía ajustarse a la evolución de la empresa sin requerir una reestructuración constante.

Solución

Para abordar estos desafíos, TRACSA colaboró con KPI Estudios para restablecer un proceso sólido de gestión del desempeño. Se adoptó la evaluación de competencias en formato 360° con los siguientes objetivos:

Redefinir y estandarizar los instrumentos de medición (competencias, conductas, escalas, etc.).
Implementar un plan de comunicación estructurado para garantizar la comprensión y adopción en toda la organización.
Utilizar la plataforma SaaS de KPI Estudios para ejecutar el plan de evaluación y monitorear la participación.
Generar reportes detallados que facilitaron la toma de decisiones en la gestión del talento.

Detalles de la implementación

Plazo: La implementación tuvo una duración de 4 meses, desde la definición del instrumento hasta el cierre de la evaluación.

Colaboración: Se llevó a cabo un trabajo conjunto que combinó la experiencia de KPI Estudios con el conocimiento interno de TRACSA, mediante:

Múltiples reuniones y talleres para definir métricas de evaluación y limpiar datos existentes.
Desarrollo y ejecución de un plan de comunicación con envío automatizado de correos electrónicos para mantener la participación activa.
Capacitación y acompañamiento constante del equipo de KPI Estudios para garantizar la adopción de la plataforma.

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Superación de desafíos

La implementación de KPI Estudios permitió a TRACSA superar desafíos clave en su gestión del desempeño mediante un enfoque estructurado y el uso de tecnología avanzada:

1. Definición de indicadores y competencias claros

Desafío: Establecer un modelo de evaluación preciso y alineado con los objetivos de la empresa.

Estrategia: Uso de plantillas personalizables, junto con metodologías probadas para ajustar escalas y criterios según las necesidades organizacionales.

Impacto: Se logró una medición estructurada y clara de competencias, facilitando evaluaciones justas y objetivas.

3. Fomento de la adopción y compromiso del personal

Desafío: Asegurar la participación activa de los colaboradores en el proceso de evaluación.

Estrategia: Desarrollo de un plan de comunicación dinámico con material de difusión, capacitaciones interactivas y notificaciones automáticas.

Impacto: Se incrementó la adopción y el compromiso de los empleados, generando confianza en la evaluación.

5. Escalabilidad y flexibilidad del sistema

Desafío: Garantizar que la solución pueda crecer y adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa.

Estrategia: Uso de una plataforma modular y adaptable, que permite realizar ajustes sin interrumpir los procesos existentes.

Impacto: TRACSA ahora cuenta con una herramienta flexible que evoluciona junto con la organización.

2. Centralización y unificación de datos

Desafío: Consolidar información dispersa en múltiples sistemas.

Estrategia: Disponibilización de herramientas que permitieron el seguimiento en tiempo real y la generación de reportes detallados.

Impacto: Se eliminó la fragmentación de datos, permitiendo una mejor visibilidad de la información para la toma de decisiones.

4. Integración tecnológica en entornos tradicionales

Desafío: Adaptar una plataforma innovadora a una organización con procesos heredados.

Estrategia: Colaboración estrecha entre el equipo interno de TRACSA y los expertos de KPI Estudios mediante talleres prácticos y soporte técnico continuo.

Impacto: Se facilitó la transición a un sistema moderno sin disrupción en la operación diaria.

6. Retroalimentación continua y mejora del proceso

Desafío: Transformar la evaluación en una herramienta estratégica para el desarrollo del talento

Estrategia: Implementación de mecanismos para captar feedback estructurado y facilitar el seguimiento de planes de desarrollo

Impacto: Se estableció un sistema que también facilita la evolución profesional de los colaboradores.

Resultados y Beneficios

Proceso renovado: TRACSA restableció con éxito su sistema de gestión del desempeño, alineándolo con su crecimiento organizacional.

Mayor eficiencia: Se optimizó la carga administrativa mediante la automatización de la recopilación y análisis de datos.

Participación activa: Gracias a la estructura intuitiva del sistema y el plan de comunicación, se logró la adopción del proceso por parte de los empleados.

Rocío Aguilar, Jefe de Desarrollo Organizacional de TRACSA, comentó:

"El software fomenta la estructura de la organización y un mapeo consecutivo de objetivos; la gestión por usuario mantiene la confianza de los colaboradores en un proceso limpio y congruente de evaluación."

Y que viene?

TRACSA planea seguir optimizando su gestión del desempeño con nuevos objetivos:

Ampliar la medición: Extender las evaluaciones para incluir el seguimiento de objetivos.
Mejorar la retroalimentación: Utilizar herramientas integradas en la plataforma para optimizar la calidad del feedback.
Optimizar planes de desarrollo: Personalizar la ejecución de planes de desarrollo para mejorar la alineación de los resultados del desempeño con los objetivos estratégicos.

KPI Estudios sigue siendo un socio clave en la evolución del proceso de gestión del desempeño en TRACSA, asegurando que el sistema continúe desarrollándose de acuerdo con el crecimiento y las necesidades estratégicas de la organización.